Арендуем жильё для иногороднего сотрудника

Довольно часто на предприятиях принимают решение о привлечении к работе сотрудников из других городов или стран, с договорённостью, что компания будет оплачивать таким подчинённым жильё. В своей статье рассмотрю порядок оформления таких расходов предприятий, а также обложение НДФЛ и страховыми взносами.

Компенсация аренды жилья сотрудникам — это своего рода выплата, возмещающая затраты при вынужденном переезде для выполнения трудовых обязанностей вне постоянного места жительства. Дабы избежать замечаний от контролирующих органов при проверке о включение в затраты таких расходов, очень важно правильно оформить все сопутствующие документы.

Компенсация расходов

Напомню вам, что статья 169 ТК РФ указывает на обязанность работодателя в возмещении подчинённому расходов по обустройству на новом месте жительства в случае переезда и смены жительства из-за выполняемой работы, так называемые подъёмные. Можно ли относить к таким расходам компенсацию оплаты за аренду жилья, законодательно, увы, не разъяснено. Попробуем с этим разобраться.

Документы, необходимые для возмещения затрат

Работодатель вправе возмещать сотрудникам, которые были вынуждены переехать для выполнения работы, сумму оплаты за аренду жилья. Обязательно пропишите порядок возмещения в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте.

Как правило, для возмещения компенсации за аренду жилья нужно всего два документа:

Работодатель может договориться о самостоятельной оплате сотрудниками аренды съёмного жилья. В этом случае нужны будут следующие документы:

Далее работодателем издаётся приказ либо на компенсацию арендной платы за жильё, либо на предоставление служебной квартиры иногородним сотрудникам.

Если сотрудники сами оплачивают коммунальные услуги, то необходимо указать данное условие в документе о предоставлении права на проживание. В трудовом договоре обязательно укажите факт возмещения расходов и их размер.

НДФЛ и страховые взносы

Контролирующие органы довольно категорично относятся к вопросу обложения НДФЛ компенсации арендной платы за жильё. Они её относят к выплатам по заработной плате в натуральной форме, об этом указано в Письме Минфина от 14.01.19 №03-04-06/1153, а значит предполагают, что с неё исчисляются и уплачиваются НДФЛ и страховые взносы. Давайте углубимся в данный вопрос и выясним, так ли это на самом деле?

В налоговом кодексе чётко сказано, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Самостоятельная оплата аренды квартиры организацией или же возмещение суммы аренды, уплаченной сотрудником является доходом сотрудника в натуральной форме, так в своём письме указывает Минфин. Отсюда следует, что сумму компенсации за арендную плату жилья подчинённому, работающему по трудовому договору, нужно включить в доход работника, облагаемый НДФЛ в полном размере (ст. 211 НК РФ).

Как ни странно, но позицию Минфина нельзя назвать бесспорной. Ведь, если посмотреть с другой стороны, то оплату аренды жилья сотрудникам из других городов можно приравнять к выплате компенсационного характера, ведь она непосредственно связана с выполнением трудовых обязанностей. И тогда получается, что данная компенсационная выплата не должна входить в налоговую базу по НДФЛ. Некоторые арбитражные суды с таким аргументом соглашаются.

Рассмотрим Определение Верховного Суда РФ от 25.03.2015 № 309-КГ15-602.

В нём даны разъяснения по возмещению сумм расходов оплаты аренды жилья, предусмотренных ЛНА или коллективным договором на предприятии. Суммы таких возмещений не являются объектом обложения страховыми взносами и не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов. Судьи отметили, что оплата аренды жилья для подчиненного относится к выплатам социального назначения и не является стимулирующей. Несмотря на то, что оплата произведена в рамках трудовых отношений, она не приравнивается к заработной плате (ст. 129 ТК РФ), а также не зависит от квалификации сотрудников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы. Из чего следует, что в этом случае нельзя говорить о скрытой форме оплаты труда и начислять взносы нет никаких оснований.

Также существует судебная практика, показывающая, что если сотрудникам компенсировали затраты в силу разъездного характера работы, и работодатель при этом смог доказать это, предоставив некие локальные нормативные акты, такие как служебная записка на компенсацию жилья сотруднику, табели, путевые листы, то такие выплаты не облагаются страховыми взносами.

Хочу обратить ваше внимание, что законодательно не закреплены размеры компенсации, которую работодатель должен оплатить сотруднику в качестве подъёмных и аренды жилья. Могу предположить, что контролирующие органы вряд ли согласятся с тем, что компенсация арендной платы за жильё подчинённому в течение нескольких месяцев или даже лет, — это те самые подъёмные, которые предусматривает трудовой кодекс.