Какие сведения теперь выдавать работникам при увольнении

Состав сведений, которые нужно предоставить бывшим сотрудникам, изменился. Проверьте, какие документы выдавать работникам при увольнении. От части справок нас освободили, но при этом ввели новые документы и изменили привычные формы.
При увольнении штатных сотрудников и прекращении гражданских договоров оформите новые документы. С 2023 года работодателей освободили от двух справок, но ввели новые формы. Игнорировать новые правила опасно. За невыдачу положенных документов компанию могут оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей (ч. 1 ст. 5. 27 КоАП). А если задержите бумажную трудовую книжку, есть риск, что придётся возместить весь недополученный сотрудником заработок (ст. 234 ТК).

От каких документов освободили работодателей.
Перечень документов, которые нужно выдавать уволенным работникам, сократили. Больше не нужно формировать справку о заработке, а также выписку из отчёта СЗВ-М.

Справка по форме 182н.
Компании больше не обязаны выдавать сотрудникам справку о сумме заработной платы и других выплат. Минтруд её отменил (ст. 9 Федерального закона от 14. 07. 2022 №237 ФЗ, приказ от 19. 10. 2022 №677н). Этот документ нужен был, чтобы рассчитывать пособия на новом месте работы. Выдавали справку в день увольнения или же в течение трёх рабочих дней по запросу сотрудника. Теперь предполагается, что все сведения Объединённый фонд получит от налоговиков, и в справке необходимости больше не будет.
Тем не менее лучше не отказывать работникам в справке 182н за 2021-2022 годы. Как сообщили сотрудники фонда, у них пока нет сведений за прошлые годы, и они будут запрашивать данные у работодателей. Когда наладят межведомственный обмен, сведения о зарплате для расчёта пособий для новых сотрудников можно будет запросить в Социальном фонде (ч.4 ст. 14.1Федерального закона от 29.12.2006 №255 – ФЗ, приказ №677н). Так, с этого года некоторые подрядчики тоже имеют право на пособия (письмо Минтруда от 05.08.2022 №17-1/В-103).

Выписка из отчёта СЗВ-М.
С 1 января 2023 года не нужно формировать выписку из СЗВ-М. Раньше документ вместе с трудовой выдавали сотрудникам при увольнении. Дело в том, что с 2023 года отчёт СЗВ-М отменили. Последний раз работодатели сдали форму за декабрь 2022 года 16 января.

Какие новые документы ввели для компаний.
При прекращении трудовых договоров или ГПД выдавайте сотрудникам персонифицированные сведения, а также документы, связанные с ЕФС-1 – новым отчётом, который заменяет сразу несколько форм (постановление Правления ПФР от 31.10.2022 №245п). В частности, выписки из новой формы теперь нужно выдавать бывшим сотрудникам вместо СЗВ-СТАЖ.

Персонифицированные сведения.
Вместо СЗВ-М формируйте "Персонифицированные сведения о физических лицах" (п. 13 ст. 11 Федерального закона от 01. 04. 1996 №27-фз). В документ включайте информацию о выплатах, которые штатные сотрудники и исполнители по гражданским договорам получили от компании. Форму отчёта ФНС утвердила приказом от 29. 09. 2022 №ед-7-11878. Также в документе нужно отразить персональные данные работников и исполнителей, их СНИЛС, ИНН, ФИО. Сведения о самозанятых в форму включать не нужно.

"Персонифицированные сведения о физических лицах" нужно ежемесячно предоставлять в налоговую. Раньше информацию о выплатах физическим лицам передавали в ПФР. Срок новой отчётности - не позднее 25-го числа следующего месяца (п. 7 ст. 431 Нк). Если дата подачи сведений выпадает на выходной, срок сдачи переносится на ближайший рабочий день.

Подраздел 1. 1 раздела 1 отчёта ЕФС-1. Выдайте сведения о реквизитах договора, а также периодах выполнения работ или оказания услуг. Как сообщили в СФР, это нужно делать при завершении договора с подрядчиком и при расторжении трудового договора. Оформите выписку из подразделов 1 и 1. 1 отчёта ЕФС-1. Сведения о самозанятых в подразделы отчёта не включают (п. 2 ст. 11 Закона №27-фз).

Подраздел 1. 2 раздела 1 отчёта ЕФС-1. Выдайте выписку из подраздела 1. 2, если по работнику подавали такие сведения. Подраздел заменил собой форму СЗВ-стаж. Он включает в себя сведения о страховом стаже сотрудников (п. 1 ст. 11 Закона №27-фз). Но теперь в разделе отражают сведения только по отдельным категориям работников. Например, по "вредникам", сотрудникам с чернобыльскими льготами, а также находящимся в отпуске по уходу за ребёнком до 3-х лет или без сохранения заработной платы (п. 1. 6 Порядка, утв. Постановлением №245п).

Подраздел 2 раздела 1 отчёта Ефс-1. Формируйте сведения, если сотрудник выполнял работу, которая даст право досрочно выйти на пенсию (п. 2 ст. 11 Закона №27-фз). Так, выйти на страховую пенсию по старости раньше срока могут представители профессий, связанных с тяжёлыми физическими нагрузками или неблагоприятными условиями, опасными для здоровья и жизни. Например, на льготные условия могут претендовать спасатели, работники металлургических, машиностроительных и химических производств, горнодобывающей отрасли и т. д. Укажите основания, которые дают физическому лицу право на досрочную пенсию.

Подраздел 3 раздела 1 отчёта ЕФС-1. Если перечисляете за работников дополнительные взносы на накопительную пенсию, оформите выписку из подраздела 3 раздела 1 ЕФС-1 (подп.6 п.2, п.12 ст.11 Закона №27-ФЗ). Раньше эти сведения включали в отчёт ДСВ-3, но с 2023 года его отменили, а информацию перенесли в подраздел 3 раздела 1 отчёта ЕФС-1).

Какие документы нужно составлять по новой форме. При увольнении сотрудников вам по-прежнему надо выдавать трудовую книжку, справку по форме СТД-Р и раздел 3 расчёта РСВ. Но формы этих документов с 1 января 2023 года изменились.

Трудовая книжка. С 2023 года действуют новые формы трудовой книжки и вкладышей в неё, утверждённые приказом Минтруда от 19.05.2021 №320н (постановление Правительства от 24.07.2021 №1250).

Компании ведут трудовые книжки в бумажном или электронном виде (ст.66, 66.1 ТК). Бумажные бланки заполняют на сотрудников, которые подали заявление о выборе такой формы трудовой книжки или вообще не писали заявление о своём выборе. С 1 января 2021 года на новых работников, которые ранее нигде не работали и не имеют трудовой книжки, сведения формируют только в электронном виде.

Оформляйте бланки книжек по-новому, если сотрудник испортил или потерял трудовую и подал заявление на её восстановление. При этом, если не израсходовали запас бланков 2004 года, можете использовать и их. Новые правила этого не исключают.

Справка СТД-Р. Эта справка тоже претерпела изменения. С 1 января 2023 года выдавайте СТД-Р по новой форме. Состав сведений не изменился, но в документ добавили реквизиты приказа Минтруда Об утверждении формы. Заполнять форму нужно по-новому. Код выполняемой функции необходимо заполнять в формате ХХХХ.Х. Кроме того, отражайте в документе два новых кадровых мероприятия: приостановление и возобновление трудового договора с мобилизованными (приказ Минтруда от 10. 11. 2022 №713н). Документ выдают по заявлению или при увольнении, если работник перешёл на электронную трудовую книжку.

Раздел 3 отчёта РСВ. Выдайте выписку из раздела 3 отчёта РСВ (п. 8 ст. 11 Закона №27-фз). В 2023 году. Составлять её нужно по новой форме из приложения 1 к приказу ФНС от 29. 09. 2022 №ед-7-11878. Корректировка потребовалась из-за изменений в законодательстве с 1 января 2023 года. Поэтому теперь отражаем в разделе базу взносов в составе единого тарифа.