Сотрудник не появлялся на работе несколько дней и был уволен за прогул. Увольняя сотрудника за прогул, мы часто сталкиваемся с такими вопросами:
как определить дату увольнения прогульщика, когда включить прогульщика в СЗВ-М, а когда исключить, в какой день подать СЗВ-ТД на прогульщика при увольнении.

При увольнении за прогул возникает путаница с датами и ошибки в отчётах СЗВ-ТД и СЗВ-М. Разберёмся, в какой день расторгнуть трудовой договор с прогульщиком и когда отразить это в отчётах.

Почему увольнение за прогул вызывает столько вопросов у бухгалтера

По закону день прекращения трудового договора с прогульщиком — это последний день его работы перед первым днём прогула (ч. 3 ст. 84.1 ТК, письма Минтруда от 12.02.2021 № 14-2/ООГ-1238 и Роструда от 11.07.2006 № 1074-6-1). Получается, что дата приказа об увольнении за прогул всегда будет позже даты увольнения.

Если работник после прогула вышел на работу

При выходе прогульщика на работу затребуйте у него объяснения причины прогула. На дачу пояснений у сотрудника есть два рабочих дня. Если причина прогула не уважительная, издайте приказ об увольнении текущей датой. Пока не выясните причины отсутствия прогульщика, за работником сохраняется его должность.

Если причину пропуска работы нельзя отнести к уважительной, надо фиксировать прогул. Теперь к работнику можно применить дисциплинарное взыскание (письмо Минтруда от 12.02.2021 № 14-2/ООГ-1238). За прогул можно или объявить работнику выговор, или уволить.

Что ставить прогульщику в табеле

С первого дня невыхода и до даты издания приказа об увольнении работник продолжает числиться в компании. До тех пор, пока нет уверенности, что невыход — это прогул, ставьте в табеле учёта рабочего времени код «НН». После выяснения причины отсутствия сотрудника на работе код «НН» зачеркните, сверху проставьте код «ПР». Исправления заверьте подписью ответственного за табель работника.

Датой увольнения сотрудника будет рабочий день накануне прогула с кодом «Я». Зачеркивать дни прогула с кодом «ПР» не нужно. Если их в табеле учёта рабочего времени не будет, суд признает увольнение незаконным и восстановит работника. В этом случае придётся выплачивать ему средний заработок за всё время прогула.

Дни после прогула до издания приказа об увольнении в табеле учёта рабочего времени не отмечайте. Трудовой договор в эти дни уже не действует.

Когда включить прогульщика в СЗВ-М, а когда исключить

Пока не издали приказ об увольнении прогульщика, он является застрахованным лицом для целей персонифицированного учёта. Трудовой договор с ним действует. Значит, прогульщика нужно включить в СЗВ-М в месяце действия договора.

После приказа об увольнении прогульщик задним числом перестаёт быть застрахованным. Работника нужно исключить из отчёта за месяц, в котором договор с ним уже не действует.

Чтобы исключить прогульщика из исходного СЗВ-М, подайте СЗВ-М с типом «отменяющая». Если сдадите корректировку до того, как ПФР выявит лишнего человека, избежите штрафа (абз. 3 п. 40 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 22.04.2020 №211н).

Пример: Зайцева А. П. с 22 июня не появлялась на работе, на связь не выходила. Работодатель ежедневно составлял акты об отсутствии сотрудника на рабочем месте, затребовал объяснение, которое работник не представил. 16 августа работник вышел на связь, но уважительную причину своего отсутствия не назвал. В этот же день издали приказ об увольнении сотрудника в его последний рабочий день 21 июня.

Нужно ли корректировать СЗВ-М, если Зайцеву включили в отчёт за июнь, который сдали 13 июля, и в отчёт за июль, который сдали 11 августа? Включать ли работника в отчёт за август?

В СЗВ-М за июнь уволенного 21 июня сотрудника включать надо (ч. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). СЗВ-М за июль придётся корректировать, отменить поданные сведения по Зайцевой. Сдать в ПФР отчет СЗВ-М с типом «отменяющая».