Блокнот руководителя

Деловое письмо

В этой статье мы расскажем о письмах, которые отправляются в бумажном виде или в качестве приложений по электронной почте. Для них не только существуют общепринятые правила, но и разработаны стандарты. Конечно же, стандарты носят рекомендательный характер, но тем компаниям, которые ведут переписку в бумажном виде, я рекомендую с ними познакомиться.

Эти правила изложены в документе ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В этом документе речь идёт о бланках писем организации и об обязательных реквизитах на них. Но не сказано, как написать само деловое письмо. Есть отличная книга «Современное делопроизводство», которую написала Кирсанова М.В., этот труд рекомендован к использованию, как учебное пособие для делопроизводителей и секретарей-референтов.
Официальное письмо — один из важнейших каналов связи организации с внешним миром. Используя письма, ведут переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления таких писем. Между тем их неправильное оформление затрудняет работу. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований, а язык и стиль соответствовал тем же требованиям, что и язык законов.

Сегодня во многих странах активно идёт процесс унификации делового письма. Например, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Codе, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает всё новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются, чаще всего, от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу — коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.
Особенности официально-делового стиля

Любой документ должен отвечать определённым требованиям. Это:

• краткость и компактность изложения официального материала;

• точность и определённость формулировок;

• однозначность и единообразие терминов;

• последовательность использования технических приёмов.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общепринятого литературного языка, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»).

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например, «конструкторат», «переорганизация». А также слов, относящихся к разговорной лексике: «секретарша», «лаборантка», возможные варианты: «секретарь», «лаборант».

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить».

Представить (по словарю русского языка Ожегова):

1) предъявить, сообщить («представить список сотрудников», «представить доказательства»);

2) познакомить с кем-либо («представить коллективу нового работника»);

3) ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию», «представить к ордену»);

4) составить, обнаружить («представить (собой) значительную ценность»);

5) мысленно вообразить («представить (себе) картину боя»);

6) изобразить, показать («представить в смешном виде»).

Предоставить (по словарю русского языка Ожегова):

1) отдать в чьё-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру», «предоставить транспортные средства»);

2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск», «предоставить слово»);

3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю»).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель — именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях»...

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжёлым положением, сложившимся...» — постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчёт» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчётов и т.д.
Постараемся изложить этикет делового письма в виде правил.

Правило 1. Использование бланков.

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту ГОСТ Р 6.30-97. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определённом порядке. Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведёнными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об отправителе: полное и сокращённое название организации, её почтовый и юридический адреса, номера телефона и факса, номер того письма, которое послужило поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной.

Правило 2. Адрес получателя.

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 инициалы ставятся после фамилии во всех случаях, кроме подписи.

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Слово «Копия» в адресате не указывается.

Правило 3. Дата письма.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом.

Правило 4. Регистрационный номер.

Регистрационный номер исходящего документа — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких частей. Обязательной частью является порядковый номер исходящего письма. Кроме этого регистрационный номер может содержать префикс (то, что располагается перед порядковым номером) и суффикс (то, что размещено после порядкового номера). В этих частях могут быть записаны индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел, классификатора корреспондентов, исполнителей и даже вид документа.

Правило 5. Заголовок письма.

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме. Он должен быть кратким и ёмким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нём формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо.

Правило 6. Текст письма.

Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее популярным форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз.

Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал.

Правило 7. Подпись документа.

Документы подписываются руководителем, а в его отсутствие — исполняющим обязанности руководителя. В состав подписи входят: наименование должности, личная подпись и её расшифровка.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Правило 8. Приложения.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке.

Отметка об исполнителе включает фамилию составителя письма, полностью имя и отчество, номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

Правило 9. Оформление дат, чисел и сокращений в документах.

Даты и календарные сроки в тексте рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 1993 г.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн. рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб.

Названия единиц измерения рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих.

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имён, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, «Иванов В.В.», она и в дальнейшем должна писаться так же.

Правило 10. Употребление прописных и строчных букв.

Прописными буквами выделяют, кроме собственных имён и географических названий, наименования учреждений, организаций и некоторых должностных лиц.

В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные. Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях: Правительство Российской Федерации, Коллегия Правительства Российской Федерации, Совет Министров Республики Башкортостан, Конституционный Суд Российской Федерации,Верховный Суд Российской Федерации т.д.

С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, Председатель Конституционного Суда Российской Федерации, Министр финансов Российской Федерации и т.д.

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей: глава администрации Красноярского края, губернатор Сахалинской области, мэр Санкт-Петербурга.

Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы: председатель Федерации независимых профессиональных союзов России, президент Союза арендаторов и предпринимателей России.

Голец Татьяна Владимировна
Заместитель директора по качеству
фирмы КАМИН
Контакты
г. Калуга
пер. Теренинский, д. 6а
(4842) 27-97-22
market@kamin.kaluga.ru
Подписаться на рассылку
Made on
Tilda