Блокнот руководителя

Подготовка презентации

Как подготовить презентацию? Сколько слайдов должна содержать презентация, какой использовать шрифт? Об этом мы расскажем в сегодняшней статье.
Для начала давайте заглянем в толковые словари русского языка. В прошлом веке в русском языке презентация имела только одно значение.

Презентацияпредъявление, представление ко взысканию. Презентация векселя.
В конце 20 века в словарях появилось ещё одно значение.
Презентация:
– предъявление, представление переводного векселя лицу, обязанному совершить платёж. Презентация векселя ко взысканию;
– общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного. Презентация нового проекта.

Современный человек, говоря про презентацию, обычно имеет в виду слайды, созданные с помощью специализированных программ: PowerPoint либо Impress. Но презентация новой продукции – это не только слайды, а полноценное выступление и возможность рассказать о своём товаре или услуге. Провести презентацию можно без слайдов и графиков. Слайды на экране во время презентации – это дополнение к ней, а именно рисунки, графики, конспект выступления, элементы, которые делают презентацию запоминающейся, красочной и наглядной.

Рассмотрим ситуации, когда использование презентации PowerPoint необходимо.
I. Вы должны подробно рассказать о сложном продукте, и время вашего выступления более трёх минут. В этом случае вы используете презентацию, как основу вашего выступления, как конспект вашей речи. Созданные вами слайды помогут слушателям уловить общий смысл вашего выступления, для этого на слайд наносится план выступления. План выступления может быть похож на оглавление книги. Он помогает ориентироваться в презентации. Участникам конференции будет намного проще уловить суть презентации, если на первом слайде будет план, а каждый следующий слайд – его пунктами. Например, нам необходимо рассказать о новой услуге нашей компании, план презентации будет таким:

1. Описание услуги.
2. Преимущества перед имеющимися
аналогичными услугами.
3. Для кого предназначена услуга.
4. Стоимость услуги.
5. Как осуществить заказ.

II. Вы понимаете, что описать словами всё, что вам надо донести не получится. Вспомните случаи, когда для объяснения вам был необходим листок бумаги, чтобы нарисовать на нём схему, последовательность действий, процесс. Если что-то в вашем выступлении трудно описать словами, то используйте слайды презентации. Их надо использовать и в тех случаях, когда вы перечисляете что-либо, используя определённую последовательность.

III. Вам необходимо использовать в своём выступлении фотографии, рисунки, анимацию, видеофайлы. Слайды презентации помогают упростить понимание аудиторией сложной информации. Возможность использовать фотографии, видеоролики, рисунки, анимацию позволяет воздействовать и на эмоциональное восприятие информации. Использование слайдов позволяет переключить внимание слушателей при длительном выступлении, вызвать улыбку слушателей и воздействовать на эмоциональный фон выступления.
На что мы должны обратить внимание, если приняли решение дополнить своё выступление презентацией? Ответы на часто задаваемые вопросы читайте далее.

Какие слайды должны присутствовать в презентации?
В презентации должно быть минимум 3 слайда.
Первый обязательный слайд должен содержать название презентации и ФИО докладчика. Если выступление проходит в рамках мероприятия, то на него можно добавить дату и название мероприятия, например, «Практическая конференция 2019 года».
Второй слайд – это основной слайд или, чаще всего, несколько слайдов. Это сама презентация, каждый слайд которой должен донести до аудитории одну конкретную мысль. Третий, последний слайд, содержит текст «Спасибо за внимание», название презентации, автора презентации и контактную информацию, телефон и адрес электронной почты, по которым заинтересованные лица могут получить более полную информацию.
Найти образцы первого и последнего слайдов в интернете достаточно просто, и их создание не вызывает сложностей.

Может ли презентация содержать только текст?
Может, но только в исключительных случаях. Например, в виде плана выступления.

Сколько всего должно быть слайдов в презентации?
Количество слайдов зависит от времени и сложности темы вашего выступления. Если ваше выступление будет продолжительным, то слушать вас внимательно столь длительное время будет очень трудно. Конечно, вы можете попрыгать или помахать руками, чтобы вернуть внимание к себе. А можете сменить слайд на экране, переключить внимание слушателей сначала на картинку, а потом продолжить речь и переключить внимание на себя. Но частая смена слайдов может сослужить плохую службу, аудитория будет смотреть только на экран, а ваши слова никто не услышит. При переключении слайда вы переключаете внимание слушателей со своей речи на экран и тем самым отвлекаете его от своих слов. В зависимости от сложности и времени выступления подбирается и количество слайдов – переключателей внимания.
Какой шрифт использовать в презентации?
Размер шрифта, или кегль, должен быть достаточно крупным и легко читаемым на расстоянии. Если шрифт мелкий, то текст большинство слушателей не смогут прочитать. Если шрифт очень крупный, то создаётся впечатление, что вам по сути нечего сказать, и вы заполняете слайд несколькими словами. Используйте для заголовков шрифт в 20 пт, а для основного текста 16-18 пт.

Должен ли слайд быть цветным и ярким?
Чёрно-белые слайды делают презентацию скучной, а наличие на слайде всех цветов радуги делает презентацию перегружённой. В презентации должен быть один основной цвет и два дополнительных.

Какой цвет выбрать в качестве основного?
При выборе цвета надо помнить, что красный, оранжевый и жёлтый цвет побуждают человека к выполнению действий. Эти же цвета более всего привлекают к себе внимание. Можно допустить использование оранжевого и жёлтого цвета в качестве основного. Использование основного красного цвета нежелательно. Именно красный цвет у нас чаще всего ассоциируется с опасностью и его используют только в качестве знака «Внимание!». Если всю презентацию выполнить в ярком красном цвете, то слайды перестанут быть привлекательными, и получится обратный эффект. Выбор зелёного или синего цвета в качестве основного сделает вашу презентацию более спокойной. Эти цвета ассоциируются у нас со стабильностью, компетенциями и позитивным откликом.

Нужен ли фон для презентации?
Одинаковый фон и одинаковое оформление всех слайдов делает презентацию единым целым. Фон не должен быть ярким, на нём должен быть хорошо виден текст и картинки.

Обязательно ли нумеровать страницы?
Это не является обязательным, но иногда бывает полезным для выступающего.

Нужно ли использовать анимацию в
презентации?

Использование различных эффектов, «всплывание», «проявление», «вылет» допускается в любой презентации. Вы должны помнить, что любой эффект на слайде так же переключает внимание слушателей, и вам нужно будет время, чтобы переключить внимание на себя. Можно выводить на экран пункты плана, по мере того, как вы их освещаете. Но если у вас на презентации 10 пунктов и каждый из них будет «всплывать», то после 3 пункта презентацию перестанут смотреть. Если вы решили использовать эффекты, то не забывайте, что элементы должны проявляться слева направо, сверху вниз.

Нужны ли графики?
Графики или таблицы с данными, которые вы не будете подробно комментировать, располагать в презентации не стоит. С одной стороны – это красиво, модно. С другой стороны – график и таблица, которую вам не пояснили, раздражает.

Нужны ли фотографии и картинки?
Если они усиливают ваши аргументы, то да. Если эти картинки не имеют отношения к продукту, который вы презентуете, то нет.

Эти простые правила помогут создать презентацию, которая станет помощником в вашем выступлении.
Если у вас остались вопросы, то вы можете их задать в комментариях к этой статье.
Голец Татьяна Владимировна
Заместитель директора по качеству
фирмы КАМИН
Контакты
г. Калуга
пер. Теренинский, д. 6а
(4842) 27-97-22
market@kamin.kaluga.ru
Подписаться на рассылку
Made on
Tilda