Блокнот руководителя

Правила хорошего выступления

Публичное выступление, как к нему подготовиться? Как выступить так, чтобы оно запомнилось слушателям? Рассмотрим данный вопрос на примере, когда нас пригласили на деловое мероприятие и выделили 15 минут на презентацию услуг нашей компании.

Прежде всего, успешная презентация зависит от цели, формы и типа мероприятия. Да, вы не ослышались, сначала цель выступления, а только потом подбирается его форма.
Начнём по порядку. Как же определить цель? Для этого необходимо подобрать соответствующий глагол. Если глагол «поздравить», то цель выступления – это поздравление, приветствие делегации. В случае поздравления, должна быть протокольная речь, и спич должен соответствовать формату мероприятия. Если подобрали глагол «ознакомить», то цель нашего выступления проинформировать аудиторию, а выступление будет в формате презентации или доклада.
На подготовку к выступлению и саму презентацию большое влияние оказывает формат мероприятия. Если встречу с клиентами организовывает ваша компания или вы сами, то всё проще. Если вы приглашены на конференцию, организованную другой компанией, то необходимо получить от них всю необходимую информацию о формате и месте проведения. Если вы лично не посещали зал проведения выступления, запросите от организаторов его фотографию, это поможет вам правильно подобрать вашу одежду, раздаточный материал и формат общения после основной части программы.
Цель определена, подбираем форму выступления. Что лучше выбрать? Лекцию, сообщение, доклад или беседу? На форму выступления, кроме цели, влияет выделенное время и аудитория. В зависимости от длительности выступления, подбирается формат. Если отведённое время от 30 минут до 1,5 часов, и перед вами профессиональная аудитория, то подойдёт форма лекции или доклада. Напомним, что наша цель познакомить с услугами компании. Для неё больше подходит формат сообщения или беседы.

Форму беседы надо выбирать, когда аудитория небольшая, и вы её хорошо знаете. Если вы выбираете формат беседы, то большинство вопросов надо получить заранее или хорошо представлять, какие вопросы будут заданы. Формат сообщения проще, выступающий делает сообщение, а потом отвечает на вопросы либо сразу, либо после, в отведённое для этого время.
Для презентаций услуг нашей компании мы выбрали формат сообщения, но если мы просто расскажем об услугах, то это понравится не всем слушателям. Разные люди по-разному воспринимают информацию, кто-то полагается на слух, кто-то на зрение. Большинство людей в восприятии внешнего мира полагаются на глаза, и для них наличие презентации на экране только плюс. Как сделать презентацию к выступлению, я расскажу в следующей статье серии «База знаний. Копилка руководителя».
Выступление будет удачным, если вы заранее соберёте информацию о вашей аудитории: возраст, степень знакомства с темой выступления, социальное положение, личные интересы. Мы будем презентовать услуги и нам, прежде всего, важно знать, кто присутствует в зале. Это могут быть и сотрудники других организаций, которые будут использовать данные услуги, и руководители организаций, которым возможно они понадобятся. Или случайные сотрудники, которые плохо понимают, зачем они здесь. В идеале своим выступлением надо заинтересовать каждую из групп. Для первой группы в своём рассказе необходимо сделать акцент на преимуществах услуги конкретно для них. Руководителей же следует ознакомить с результатами от полученной услуги – экономия времени или эффективность работы сотрудников. Самое сложное – заинтересовать случайных посетителей. Необходимо создать у них ощущение полезности этой услуги. Случайные слушатели должны понять, кому нужна в их компании эта услуга, какую пользу получит и руководитель, и исполнитель. Задача нашего выступления для них не только проинформировать, но и подтолкнуть их к действию – обязательно рассказать об услышанном специалисту или руководителю компании. Для таких участников обычно подготавливают листовки или брошюры с информацией об услугах.
Следующий этап – это подготовка текста вашего доклада. Вы можете написать весь текст на бумаге, а можете составить план, в который включите основные положения вашего выступления. Как и любое литературное произведение, ваша презентация должна состоять из начала, основной части и заключения.

В начале своей речи надо представиться, сообщить тему выступления. Если вас уже представил ведущий, то можно просто поздороваться и ещё раз повторить тему своей презентации, перефразировав и уточнив её. Во вступительной части постарайтесь донести до слушателей главную мысль вашей презентации. В основной части выступления будут уместными примеры, вопросы в зал, сдержанные шутки. Заканчивать презентацию необходимо повтором основной мысли и на положительной ноте. Заострите внимание аудитории на имеющийся раздаточный материал. Предложите всем заинтересованным задать вопросы сейчас или позже, если это предусмотрено регламентом мероприятия. Предложите всем подойти к вам после окончания пленарной части и получить вашу визитку. Обязательно поблагодарите слушателей.
Подготовительная часть на этом не заканчивается. Если вы подготовили презентацию, то вам нужен будет проектор и экран. Если планируется неформальное общение, то не забудьте взять с собой, кроме листовок и брошюр, свои визитки.
Продумайте свой образ и подберите соответствующую одежду. Ваш внешний вид должен соответствовать формату деловой встречи. Если встреча официальная, то и костюм будет не лишним, а для выступления перед молодёжью в летнем лагере будут, например, уместными свитер и джинсы. Костюм тоже можно надеть, но уже без галстука. Помните, наряд должен соответствовать теме мероприятия, не быть слишком ярким и блестящим, чтобы не отвлекать внимание от вашей речи.
Обязательно репетируйте свою речь и лучше перед зеркалом. Следите за своими руками, жестами. Очень полезно предварительно выступить перед своими близкими или коллегами, они могут дать вам обратную связь.
Если в ваши обязанности входит регулярная презентация, то всё, что написано выше, вы уже делаете. Если вы выступаете на публике первый раз или делаете это редко, то можно считать эту статью чек-листом подготовки к выступлению.
Как подготовить презентацию? Сколько должно быть слайдов, какой использовать шрифт? Об этом читайте в следующих номерах газеты.
Голец Татьяна Владимировна
Заместитель директора по качеству
фирмы КАМИН
Контакты
г. Калуга
пер. Теренинский, д. 6а
(4842) 27-97-22
market@kamin.kaluga.ru
Подписаться на рассылку
Made on
Tilda