Копилка руководителя. Как хранить информацию, чтобы быстро её найти

В современные компьютеры и гаджеты встроена память большого объёма. Кроме этого, информацию можно хранить и на внешних носителях, таких, как флэшка, съёмный «жёсткий диск». Если этого пространства не хватает, то мы подключаем облачные хранилища почтовых серверов или поисковых систем. Каждый из нас имеет возможность хранить неограниченное количество файлов. Нас окружает много интересной информации, а вот время, к сожалению, не безгранично. Найдя нужную нам информацию, например, в интернете, мы сохраняем её в надежде почитать в свободное время. Сохраняем информацию, которая нам должна пригодиться в будущем или уверены, что книгу надо обязательно прочитать. Количество сохранённой полезной, нужной и не очень нужной информации растёт, но, когда наступает заветное, свободное время, и мы готовы прочитать полезную статью или книгу, то не можем её быстро найти.

По месту возникновения. В этом случае информация делится на входную, выходную и внутреннюю. Входная информация – это не только входящие письма и корреспонденция, но и нормативные акты разной важности. Выходная информация – это файлы, созданные вашей компанией и предназначены для ваших клиентов или партнёров. Кроме писем, это могут быть рекламные материалы, коммерческие предложения и презентации. Внутренняя информация предназначена только для внутреннего использования. Это могут быть внутренние нормативные документы, отчёты, планы работ, служебные записки. Крупные компании покупают для учёта и хранения входящих, исходящих и внутренних документов специализированные программы, например 1С:Документооборот.

По стабильности. Информацию можно разделить на постоянную и переменную. Постоянная информация – это информация, которая остаётся неизменной в течении длительного времени. Обычно, это справочная или нормативная информация. Это могут быть внутренние правила, характеристики вашей продукции или услуг. Переменная информация меняется, причём на регулярной основе. К этому виду относятся планы работ, отчёты о выполнении планов, другие показатели производственной деятельности компании. Так как информация переменная, то и хранить её логично по периодам, например, по годам, кварталам и месяцам.

По стадии обработки. В этом случае информацию делят на первичную, промежуточную, вторичную и результатную. В качестве примера можно привести нормативный документ, которой сначала пишется, потом проверяется, согласовывается и утверждается руководителем.

По способу отображения. Если у вас, кроме текстовых файлов, хранится много аудио файлов, графической информации, презентаций и электронных книг, то их можно группировать по этому признаку. Создаём папки «музыка», «видео», «книги», «презентации». Музыку, видео и книги можно дополнительно сгруппировать по жанрам и по авторам.

По функции управления. Это самое интересное деление внутренней информации, и обычно её делят на четыре группы. На плановую, нормативно-справочную, учётную и оперативную. Большинство компаний хранит учётную и оперативную информацию в специализированных учётных программах, таких, как 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Управление нашей фирмой.