Блокнот руководителя

Копилка руководителя. Как хранить информацию, чтобы быстро её найти

В современные компьютеры и гаджеты встроена память большого объёма. Кроме этого, информацию можно хранить и на внешних носителях, таких, как флэшка, съёмный «жёсткий диск». Если этого пространства не хватает, то мы подключаем облачные хранилища почтовых серверов или поисковых систем. Каждый из нас имеет возможность хранить неограниченное количество файлов. Нас окружает много интересной информации, а вот время, к сожалению, не безгранично. Найдя нужную нам информацию, например, в интернете, мы сохраняем её в надежде почитать в свободное время. Сохраняем информацию, которая нам должна пригодиться в будущем или уверены, что книгу надо обязательно прочитать. Количество сохранённой полезной, нужной и не очень нужной информации растёт, но, когда наступает заветное, свободное время, и мы готовы прочитать полезную статью или книгу, то не можем её быстро найти.
Как же так получается? Как быстро найти нужную информацию?

Если в сфере ваших интересов много тем, то и папок с информацией много, в них легко запутаться. Даже если вы интересуетесь только одной темой и всю информацию храните в одном месте, то и её может быть так много, что найти нужную книгу становится очень трудно. Без классификации и систематизации информации не обойтись.

Какую структуру хранения информации выбрать? Какие папки создавать? Структуру хранения информации и организацию папок с нею каждый определяет самостоятельно, так как ему удобно. Я могу подсказать один из способов, как классифицировать информацию.

В основе любой классификации информации лежат пять основных общих признаков.
По месту возникновения. В этом случае информация делится на входную, выходную и внутреннюю. Входная информация – это не только входящие письма и корреспонденция, но и нормативные акты разной важности. Выходная информация – это файлы, созданные вашей компанией и предназначены для ваших клиентов или партнёров. Кроме писем, это могут быть рекламные материалы, коммерческие предложения и презентации. Внутренняя информация предназначена только для внутреннего использования. Это могут быть внутренние нормативные документы, отчёты, планы работ, служебные записки. Крупные компании покупают для учёта и хранения входящих, исходящих и внутренних документов специализированные программы, например 1С:Документооборот.

По стабильности. Информацию можно разделить на постоянную и переменную. Постоянная информация – это информация, которая остаётся неизменной в течении длительного времени. Обычно, это справочная или нормативная информация. Это могут быть внутренние правила, характеристики вашей продукции или услуг. Переменная информация меняется, причём на регулярной основе. К этому виду относятся планы работ, отчёты о выполнении планов, другие показатели производственной деятельности компании. Так как информация переменная, то и хранить её логично по периодам, например, по годам, кварталам и месяцам.

По стадии обработки. В этом случае информацию делят на первичную, промежуточную, вторичную и результатную. В качестве примера можно привести нормативный документ, которой сначала пишется, потом проверяется, согласовывается и утверждается руководителем.

По способу отображения. Если у вас, кроме текстовых файлов, хранится много аудио файлов, графической информации, презентаций и электронных книг, то их можно группировать по этому признаку. Создаём папки «музыка», «видео», «книги», «презентации». Музыку, видео и книги можно дополнительно сгруппировать по жанрам и по авторам.

По функции управления. Это самое интересное деление внутренней информации, и обычно её делят на четыре группы. На плановую, нормативно-справочную, учётную и оперативную. Большинство компаний хранит учётную и оперативную информацию в специализированных учётных программах, таких, как 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Управление нашей фирмой.
Первым этапом наведения порядка в местах хранения информации станет её классификация по вышеперечисленным пяти признакам.

Второй этап – определение количества файлов по каждому из признаков. Конечно, посчитать точное количество файлов очень сложно, но выполнить приблизительную оценку можно. Если файлов по одному признаку 10-20, то достаточно одной папки для них. Если количество файлов более 50, то надо понимать, что эту информацию надо будет делить ещё по каким-либо признакам.

На третьем этапе мы рисуем структуру папок, этот рисунок обязательно храним. Он нам понадобится, если наша компания займётся новым видом деятельности, начнёт выпуск новой продукции. В этом случае, мы будем вынуждены пересмотреть структуру хранения информации.

Следующим, четвёртым этапом, станет создание папок на вашем компьютере, согласно нарисованной схемы, и перенос имеющихся файлов в нужные папки.

Самый главный – пятый этап, он длится постоянно. Правило это этапа – все новые файлы сразу помещать в нужную папку. Если появляется новая информация, которая не вписывается в вашу структуру, то берём рисунок папок, пересматриваем структуру и добавляем нужные папки.

Порядок у вас на ресурсах будет гарантирован, нужную информацию можно будет легко найти.

Систематизируйте файлы, наводите порядок на ваших компьютерах, планшетах и в облачных хранилищах.
Голец Татьяна Владимировна
Заместитель директора по качеству
фирмы КАМИН
Контакты
г. Калуга
пер. Теренинский, д. 6а
(4842) 27-97-22
market@kamin.kaluga.ru
Подписаться на рассылку
Made on
Tilda