Копилка руководителя. Удалённая работа:
5 потенциальных проблем работы из дома

Вторая группа сложностей – это домочадцы. Они должны понимать, что ваш сотрудник на работе и не должны отвлекать его от дел. Самое сложное, когда дома есть дети, поскольку они требуют постоянного внимания. Вашему сотруднику понадобится время и терпение, чтобы его близкие привыкли к тому, что «мапа/папа и так далее» занят и не может отвлекаться. Первое время сотрудник не сможет работать по 8 часов, если он дома не один. Мне в этом плане было просто, я была дома одна. Кроме этого, родственники не должны надеяться, что ваш сотрудник, работая из дома, приготовит обед из трёх блюд, сделает уборку, выстирает грязную одежду. Вы можете мне возразить, что кое-что из этого можно сделать. Например, загрузить стиральную машину и потом ещё разгрузить. Это дело нескольких минут, они бывают необходимы, чтобы отойти от компьютера и пройтись. Я с этим не согласна: стиральная машина может завершить работу в самый неподходящий момент, когда вы заняты. За обеденный перерыв можно приготовить простое блюдо, например, отварить гарнир, но не более. И работодатель, и сам сотрудник, и его семья должны понимать, сколько реально времени занимает удалённая работа.

К третьей группе сложностей я отнесла домашнюю технику и интернет. Один провайдер – это большой риск остаться без доступа к рабочему месту. При регулярной удалённой работе нужно иметь запасной вариант. Например, мобильный интернет. Домашняя компьютерная техника - это ещё одна потенциальная проблема. Не у всех дома компьютеры последнего поколения. Кто-то вообще дома обходится смартфоном. У многих, как и у меня, есть дома только ноутбук. Ноутбук у меня неплохой, экран не самый маленький (17 дюймов), но для моих глаз оказалось утомительным работать за ним 8 часов. Шрифт для меня мелковат, если его увеличиваю, то появляется полоса прокрутки, а это, как вы понимаете, неудобно. Нужен ещё один монитор и, желательно, побольше. Не все дома имеют принтеры. У меня, например, его нет. Распечатать что-то и поработать на бумаге уже не получается. Прежде чем отправлять сотрудника работать из дома, узнайте, какая техника у него есть.

Четвертая группа - самая важная – это организация рабочего времени вашего сотрудника. Вы должны организовать работу так, чтобы ваш сотрудник в рабочее время был доступен и определить необходимые для этого каналы связи. Мы для себя выбрали 1С-Коннект. Если перед вашим сотрудником стоят конкретные задачи на день с примерным временем, отведённым на их выполнение, то определить потраченное время вашего сотрудника легко. Сложнее, когда сотрудник должен сам организовать своё рабочее время.

Я своё рабочее время планирую сама. Для этого я уже достаточно долго использую электронный ежедневник, мною же и придуманный. Ежедневник я регулярно улучшаю и что-то в нём меняю. Я всегда знаю, что я сделала за рабочий день. Старые записи, обычно старше трёх месяцев, я регулярно удаляю, предварительно сохранив в архиве. Прежде чем отправлять сотрудника на удалённую работу, надо договориться с ним о форматах ежедневных отчётов.

Поделюсь своим опытом планирования работ. Свои служебные обязанности я делю на три группы: регулярные задачи, разовые задачи и проекты. Регулярные задачи – это задачи, которые я делаю еженедельно, ежемесячно или ежеквартально. Регулярные задачи очень удобно вписать в календарный план. Для этого можно использовать любой календарь с напоминанием: календари почтовых ящиков или ваших смартфонов. Например, вы записали, что каждый понедельник вы просматриваете отчёты за прошлую неделю. Утром в понедельник вы открываете Календарь и уже знаете, чем будете заниматься этим днём. Указание конкретного времени в Календаре допустимо, но чаще жёсткое планирование для задач не нужно. У вас могут появиться новые срочные дела, и вы можете забыть или упустить из виду эту задачу. Жёстко планируются только переговоры, совещания и другие встречи.

Все остальные, разовые задачи, я ранжирую по важности и срочности. В срочные попадают задачи, у которых есть конкретный срок или срок выполнения– сегодня. Все остальные получают статус несрочных. Несрочные задачи можно переместить на следующий день. Если есть несрочные задачи и их можно отложить в долгий ящик, то они, вероятно, не важны для вас. Прочитать книгу, ещё раз пересмотреть презентацию - такие задачи я записываю в список «Мечты». Как только появляется свободная минутка, я туда заглядываю. Список разовых задач - это обычный список с отметкой «выполнено» или «выполнено частично».

Проектные задачи отличаются тем, что к следующей задаче часто можно приступить после выполнения предыдущей. Для них лучше использовать готовые проектные технологии.

Как мне работалось из дома? Продуктивно, но часто не хватало общения с коллегами. Общение и обмен мнениями – это самое ценное в работе. И это пятая группа, на которую нужно обратить внимание при переводе сотрудника на удалённую работу. Для компенсации отсутствия общения и для рабочего настроя проводят ежедневные скайп-пятиминутки с обязательной видеосвязью.

Желаю всем здоровья, общения и продуктивной работы в офисе или из дома.