Памятка руководителю. Как проверить главного бухгалтера.

Далеко не все собственники бизнеса разбираются в бухгалтерии. Многие живут в счастливом неведении и не вникают в этот процесс, ведь у них есть опытный бухгалтер. Но доверие может исчезнуть, если всплывут ошибки в учёте или будут начислены штрафы и пени. Чтобы избежать подобного поворота, нужно заранее интересоваться процессом бухучёта.

Если у вас есть подозрение, что с ведением бухгалтерии есть или могут быть проблемы, самый надёжный способ – это обратиться к профессионалам, которые проведут бухгалтерский аудит и подготовят детальный анализ. Прежде чем прибегать к кардинальным мерам, можно начать с разговора со своим бухгалтером. Для этого необходимо подготовиться к разговору и составить список интересующих вопросов. При составлении можно опираться на нашу памятку.

1. Получите доступ в программу, где ведется бухучёт.

Если доступа нет, попросите бухгалтера его организовать. Если он будет против, то это будет явным поводом задуматься, что в учёте могут быть проблемы или неточности, которые могут «всплыть» при проверке.

2. Воспользуйтесь экспресс-проверкой в программе.

В случае, если учёт ведётся в программе 1С:Бухгалтерия, можно автоматически проверить ошибки, зайдя в раздел «Отчёты» и выбрав «Экспресс-проверку».

Далее, заполните нужный период и убедитесь, что все галочки во вкладке «настройки» установлены.

После этого нажмите «Выполнить проверку» и ждите результат. После окончания проверки, можно увидеть количество ошибок и разделы, в которых они обнаружены. Каждый из разделов можно развернуть, нажав на «+», и изучить более подробно. Имея эти данные, можно обсудить с бухгалтером каждый из пунктов и получить разъяснения.

3. Изучите оборотно-сальдовую ведомость

Чтобы понять происходящую картину, обязательно нужно сформировать оборотно-сальдовую ведомость на произвольную дату.
Её можно увидеть в разделе «Отчёты». После получения информации, в документе не должно быть отрицательных остатков сумм, которые выделены красным цветом. Если же они есть — это ещё один сигнал к ошибкам в учёте.

4. Проверьте архив отчётов

Архив отправленной отчётности может быть, как в бумажном виде, так и электронном. Там должны храниться все отправленные отчёты, и к каждому должен прилагаться протокол принятия контролирующим органом. При просмотре можно параллельно уточнить у бухгалтера, какие отчёты отправляются и их периодичность. Ответы на вопросы можно перепроверить в открытых источниках. За несвоевременную сдачу отчётности могут быть наложены штрафы. Или же, при частой отправке «корректировок», можно вызвать вопросы и пристальное внимание контролирующих органов.

5. Запросите сверку по расчётам с бюджетом

Её можно запросить несколькими способами: лично в ИФНС, отправив запрос по электронным каналам связи, или через личный кабинет на сайте ИФНС. Готовится она примерно 1-3 дня. В ней можно увидеть наличие задолженности или переплаты по налогам и взносам. Пояснения по данным сверки можно попросить у бухгалтера.

6. Проверьте отрицательные остатки на складе

Периодически нужно проверять остатки товаров на складе, только не по фактическому количеству, а по учёту. При этом не должно быть отрицательных остатков, такая ситуация может возникнуть, если продали больше, чем купили. Увидеть это можно в разделе «Склад» сформировав отчёт «Контроль отрицательных остатков».

7. Проверьте ведение «кассы»

Если из «кассы» были выданы деньги «под отчёт», то документы, подтверждающие факт траты данных сумм, должны быть оформлены в авансовые отчёты. Можно проверить их наличие и вспомнить, были ли подписаны директором данные отчёты или нет. Также нетрудно посмотреть, какие чеки и на какие расходы туда приложены.

Воспользовавшись данными советами, можно предметно подготовиться к разговору с бухгалтером. В итоге, или опасения подтвердятся, или окажется, что переживания были зря. В любом случае руководителю важно быть в курсе ведения дел организации, знать, когда необходимо сдавать отчёты и оплачивать взносы. Зная эту информацию, можно сократить риски и заранее быть готовыми к любой проверке!

Если остались вопросы, их можно задать, перейдя в форму