Раньше справку о зарплате по форме 182н выдавали в день увольнения сотрудника или же в течение трёх рабочих дней по запросу сотрудника. Этот документ нужен был работодателю, чтобы рассчитывать пособия по временной нетрудоспособности на новом месте работы.

При назначении социальных пособий работодатель сам использовал данные справки для выплаты больничных за первые три дня лечения, а также передавал их в ФСС для назначения пособия за оставшиеся дни.

У самого ФСС не было данных для расчёта пособия в пользу работника. Данные о заработке содержались в двух отчётных формах:

• Разделе 3 Расчёта по страховым взносам. В этой отчётности отражались доходы, облагаемые взносами на ОПС, использовать их для расчёта больничных и других пособий не совсем корректно.

• Справке о доходах физлица (бывшая форма 2-НДФЛ) в составе расчёта 6-НДФЛ. Эти сведения также не годятся для расчёта социальных пособий.

Поэтому соцстраху были необходимы сведения от бывшего и текущего работодателя.

В 2023 году ситуация изменилась. Вместо ФСС пособия выдаёт объединённый Социальный фонд России. Расчёт страховых взносов теперь происходит по единому тарифу, а не по видам страхования. В разделе 3 формы РСВ отражается сумма, по которой можно рассчитывать пособия. С 2023 года данные о заработке каждого физического лица ФНС начала передавать в СФР.

С 1 января 2023 года компании больше не обязаны выдавать сотрудникам справку о сумме заработной платы и других выплат по форме 182н, Минтруд её отменил (ст.9 Федерального закона от 14.07.2022 №237 ФЗ, приказ от 19.10.2022 №677н). По общим правилам, для получения данных о размере заработной платы вновь принятых сотрудников работодатель в электронном виде отправляет соответствующий «Запрос сведений о заработной плате сотрудника» в СФР через систему электронного документооборота СЭДО.

В запросе нужно указать два календарных года, и в ответ фонд пришлёт сведения о доходах сотрудника по всем работодателям за указанные периоды и сумму доходов по той организации, которая отправила запрос.

Когда запрос направлять не нужно:
Если на дату наступления страхового случая сотрудник работает у вас и в двух предшествующих календарных годах тоже работал только у вас, запрос о зарплате направлять не нужно.
Когда запрос может понадобиться:

• если на дату наступления страхового случая сотрудник работает у вас, а в двух предшествующих календарных годах работал у других работодателей;
• если сотрудник на дату наступления страхового случая работает у вас, а в двух предшествующих календарных годах работал как у вас, так и у других работодателей (п. 4 ст. 13 255-ФЗ).

Для назначения пособия и расчёта среднедневного заработка можно учитывать только зарплату по текущей организации или сумму зарплаты по всем организациям, где работал сотрудник в два предыдущих года. Это зависит от желания сотрудника. Если он предпочёл, чтобы пособие рассчитывалось только исходя из заработка у текущего работодателя, запрос не понадобится.

Нужна ли справка 182н в 2023 году?

Если до 2023 года работодатель передавал соцстраху сведения о заработке, то с 2023 года процесс должен развернуться в противоположную сторону. Теперь у СФР имеются данные о заработке и он будет предоставлять их по запросу работодателя.

Проблема в том, что в 2023 году в расчётный период попадают 2021-2022 годы. Могут быть случаи и с ещё более ранними годами, если у сотрудника имеется право на замену лет. Данными за предыдущие два года СФР не располагает, его база будет наполняться сведениями о заработке, начиная с 2023 года. В итоге справка 182н отменена с 1 января 2023 года, но без неё расчёт пособий невозможен ни в 2023-м, ни в 2024-м году. СФР сможет перейти на новую схему расчёта пособий только в 2025 году, когда расчётная база будет включать 2023-2024 годы. И даже в этом случае пособия можно будет рассчитывать только для работников, у которых нет замены лет.

Поэтому полностью отказываться от оформления справок для пособий по форме 182н нельзя. Работодатели должны выдавать справку за периоды до 2023 года по письменному запросу работников, в том числе и бывших.