Оформите подписку
на рассылку
на рассылку
Заполните форму
Нажимая кнопку, вы даёте согласие на обработку своих персональных данных
Как пересчитать НДФЛ, если работник стал нерезидентом?
20.12.2023
- АвторЗаичкина АлёнаБухгалтер отдела бухгалтерского обслуживания
Группы компаний "КАМИН"
Сотрудница переехала в другую страну и в течение года работала удалённо по своему обычному трудовому договору, заключённому в РФ. Женщина перестала быть налоговым резидентом России, так как провела за границей более 183 дней. Однако работодатель уплачивал все необходимые взносы и налог на доходы физических лиц (НДФЛ) по ставке 13%, даже не задумываясь о наличии нюансов.
Итак, существуют ли нарушения законодательства в этой ситуации? Нужно ли было работодателю платить 30%?
К сожалению, да. В данной ситуации работодатель нарушил налоговое законодательство. Он должен был отслеживать налоговый резидентский статус сотрудницы при каждой выплате зарплаты. Правила налогообложения зависят от указанного в трудовом договоре места работы.
Если местом работы в трудовом договоре Российская Федерация или населённый пункт, например, город Калуга, и сотрудник работает в России, то его зарплата считается доходом от источника в РФ. Ставка НДФЛ на такой доход составляет 13% для резидентов и 30% для нерезидентов, согласно Письму Минфина от 14.06.2018 № 03-04-06/40744.
Итак, существуют ли нарушения законодательства в этой ситуации? Нужно ли было работодателю платить 30%?
К сожалению, да. В данной ситуации работодатель нарушил налоговое законодательство. Он должен был отслеживать налоговый резидентский статус сотрудницы при каждой выплате зарплаты. Правила налогообложения зависят от указанного в трудовом договоре места работы.
Если местом работы в трудовом договоре Российская Федерация или населённый пункт, например, город Калуга, и сотрудник работает в России, то его зарплата считается доходом от источника в РФ. Ставка НДФЛ на такой доход составляет 13% для резидентов и 30% для нерезидентов, согласно Письму Минфина от 14.06.2018 № 03-04-06/40744.
Может ли сотрудник стать налоговым нерезидентом из-за командировки?
В случае временной командировки за границу, основное место работы сотрудника не меняется. Трудовой договор также остаётся в силе, и все выплаты от работодателя считаются доходом от источника в России. Если человек проводит в России менее 183 дней в году, он автоматически становится налоговым нерезидентом. Это значит, что всю зарплату, полученную в том году, необходимо облагать НДФЛ по ставке 30%.
В ситуации, которую мы рассматриваем, работодателю необходимо изучить следующие тонкости:
В случае временной командировки за границу, основное место работы сотрудника не меняется. Трудовой договор также остаётся в силе, и все выплаты от работодателя считаются доходом от источника в России. Если человек проводит в России менее 183 дней в году, он автоматически становится налоговым нерезидентом. Это значит, что всю зарплату, полученную в том году, необходимо облагать НДФЛ по ставке 30%.
В ситуации, которую мы рассматриваем, работодателю необходимо изучить следующие тонкости:
1. Установить период для выяснения налогового статуса:
Для установления статуса резидента/нерезидента берётся не календарный год с 1 января по 31 декабря, а следующие подряд двенадцать месяцев, т. е. рассматриваемый период может начаться в одном налоговом периоде, а закончиться в другом. Так, если налоговый статус определяется на 1 октября 2023 года, то 12-ти месячный период начинается с 1 октября 2022 года и заканчивается 30 сентября 2023 года.
Если человек пребывает в Российской Федерации больше 183 дней в течение двенадцати следующих подряд месяцев, то он резидент страны. Данное число определяется путём суммирования всех календарных дней, в которых он находился на территории России за этот период, при подсчёте учитываются дни въезда и выезда. В их количество не входит время нахождения за границей, кроме краткосрочных (менее 6 месяцев) выездов на лечение или обучение – они учитываются.
2. Перерасчёт НДФЛ:
Налоговый статус нужно проверять при каждой выплате зарплаты, т. к. в течение налогового периода статус может меняться. В нашем случае сотрудница стала нерезидентом 1 октября и её статус больше не менялся. Работодатель должен перерассчитать и удержать долг по НДФЛ с заработной платы. Если ранее удерживалась ставка 13%, то с начала года необходимо пересчитать и удержать разницу в размере 17%. Возьмем, к примеру, зарплату сотрудницы в размере 60 000 рублей в месяц. Если она стала нерезидентом в октябре, и девять месяцев работодатель удерживал НДФЛ по ставке 13%, то с октября он будет удерживать НДФЛ по ставке 30%. Таким образом, за три месяца до конца года работодатель будет удерживать НДФЛ по ставке 30%. НДФЛ за период с января по сентябрь пересчитывается по ставке 30%. Поскольку уже уплачено 70 200 рублей (60 000 руб. * 9 мес. * 13%), общий долг за январь-октябрь составит 91 800 рублей (60 000 руб. * 9 мес. * 30% - 70 200 руб.).
Налоговый статус нужно проверять при каждой выплате зарплаты, т. к. в течение налогового периода статус может меняться. В нашем случае сотрудница стала нерезидентом 1 октября и её статус больше не менялся. Работодатель должен перерассчитать и удержать долг по НДФЛ с заработной платы. Если ранее удерживалась ставка 13%, то с начала года необходимо пересчитать и удержать разницу в размере 17%. Возьмем, к примеру, зарплату сотрудницы в размере 60 000 рублей в месяц. Если она стала нерезидентом в октябре, и девять месяцев работодатель удерживал НДФЛ по ставке 13%, то с октября он будет удерживать НДФЛ по ставке 30%. Таким образом, за три месяца до конца года работодатель будет удерживать НДФЛ по ставке 30%. НДФЛ за период с января по сентябрь пересчитывается по ставке 30%. Поскольку уже уплачено 70 200 рублей (60 000 руб. * 9 мес. * 13%), общий долг за январь-октябрь составит 91 800 рублей (60 000 руб. * 9 мес. * 30% - 70 200 руб.).
3. Ограничение удержания:
Работодатель не может удерживать весь долг по НДФЛ за один раз, и сумма удержания в месяц не может превышать 20% от размера зарплаты, согласно Статье 138 ТК РФ. Если всю сумму НДФЛ не удалось удержать до конца календарного года, об этом следует уведомить ИФНС и сотрудника. В свою очередь, налоговая отправит работнику уведомление, которое является основанием для уплаты НДФЛ в срок до 1 декабря (Письмо ФНС от 26.10.2016 №БС-4-11/20405@).
Работодатель не может удерживать весь долг по НДФЛ за один раз, и сумма удержания в месяц не может превышать 20% от размера зарплаты, согласно Статье 138 ТК РФ. Если всю сумму НДФЛ не удалось удержать до конца календарного года, об этом следует уведомить ИФНС и сотрудника. В свою очередь, налоговая отправит работнику уведомление, которое является основанием для уплаты НДФЛ в срок до 1 декабря (Письмо ФНС от 26.10.2016 №БС-4-11/20405@).
Мы рассказали, что делать, если в течение года сотрудник стал нерезидентом страны. Рассмотрим обратную ситуацию: налоговый нерезидент становится резидентом.
Если нерезидент в течение года становится резидентом, т. е. пребывает в стране более 183 календарных дней, итоговая ставка НДФЛ за календарный год составляет 13%. В этом случае работодатель должен пересчитать НДФЛ и вернуть излишне уплаченный налог сотруднику. Если нельзя полностью вернуть НДФЛ до конца года, сотрудник подаёт налоговую декларацию и возвращает переплату через ИФНС, согласно ч. 5 ст. 226, ч. 6 ст. 228 НК РФ.
Как поступить, если ваш сотрудник решил работать удалённо, например, за границей?
Если ваш сотрудник уезжает за границу на постоянное место жительства и будет работать оттуда, это следует указать в трудовом договоре. В этом случае доход, полученный по такому договору, будет считаться доходом, полученным за пределами Российской Федерации, и не облагаться НДФЛ в России, согласно Письму Минфина от 15.02.2016 № 03-04-06/7958. Работодатель не будет удерживать НДФЛ из заработной платы.
Если сотрудник постоянно проживает в другой стране, вероятно, он стал там налоговым резидентом и должен будет уплатить налоги самостоятельно (Письмо Минфина от 24.01.2019 № 03-04-05/3585). В любом случае рекомендуем привести документы в соответствие с реальным положением дел. Если ваш сотрудник работает удалённо в другой стране, целесообразно обсудить с ним заключение гражданско-правового договора (ГПХ) или внесение изменений в существующий трудовой договор. Работодатель также заинтересован в правильном оформлении документов, чтобы избежать штрафов за неправильное оформление трудового договора, которые могут составлять от 50 000 до 100 000 рублей, а за повторное нарушение — от 100 000 до 200 000 рублей.
В итоге работодателям в очередной раз необходимо обезопасить себя, а именно проверять при каждой выплате зарплаты налоговый статус своего сотрудника и своевременно следить за корректностью оформления трудовых отношений. Пусть налоговая не отслеживает напрямую передвижение граждан, но сотрудника могут выдать косвенные признаки, например, открытие банковского счета в другой стране, а также прямое обращение о смене статуса. В этом случае ИФНС обязует работодателя заплатить пени, штрафы, и конечно же, пересчитать и доплатить НДФЛ.
Риск, что ИФНС узнает об изменении налогового статуса раньше вас есть всегда, так что лучше сразу поручить вопросы по кадровому учёту и расчёту заработной платы специалистам, которые будут рассчитывать налоги правильно, отслеживать за вас такие тонкости и обезопасят ваш бизнес.
Если нерезидент в течение года становится резидентом, т. е. пребывает в стране более 183 календарных дней, итоговая ставка НДФЛ за календарный год составляет 13%. В этом случае работодатель должен пересчитать НДФЛ и вернуть излишне уплаченный налог сотруднику. Если нельзя полностью вернуть НДФЛ до конца года, сотрудник подаёт налоговую декларацию и возвращает переплату через ИФНС, согласно ч. 5 ст. 226, ч. 6 ст. 228 НК РФ.
Как поступить, если ваш сотрудник решил работать удалённо, например, за границей?
Если ваш сотрудник уезжает за границу на постоянное место жительства и будет работать оттуда, это следует указать в трудовом договоре. В этом случае доход, полученный по такому договору, будет считаться доходом, полученным за пределами Российской Федерации, и не облагаться НДФЛ в России, согласно Письму Минфина от 15.02.2016 № 03-04-06/7958. Работодатель не будет удерживать НДФЛ из заработной платы.
Если сотрудник постоянно проживает в другой стране, вероятно, он стал там налоговым резидентом и должен будет уплатить налоги самостоятельно (Письмо Минфина от 24.01.2019 № 03-04-05/3585). В любом случае рекомендуем привести документы в соответствие с реальным положением дел. Если ваш сотрудник работает удалённо в другой стране, целесообразно обсудить с ним заключение гражданско-правового договора (ГПХ) или внесение изменений в существующий трудовой договор. Работодатель также заинтересован в правильном оформлении документов, чтобы избежать штрафов за неправильное оформление трудового договора, которые могут составлять от 50 000 до 100 000 рублей, а за повторное нарушение — от 100 000 до 200 000 рублей.
В итоге работодателям в очередной раз необходимо обезопасить себя, а именно проверять при каждой выплате зарплаты налоговый статус своего сотрудника и своевременно следить за корректностью оформления трудовых отношений. Пусть налоговая не отслеживает напрямую передвижение граждан, но сотрудника могут выдать косвенные признаки, например, открытие банковского счета в другой стране, а также прямое обращение о смене статуса. В этом случае ИФНС обязует работодателя заплатить пени, штрафы, и конечно же, пересчитать и доплатить НДФЛ.
Риск, что ИФНС узнает об изменении налогового статуса раньше вас есть всегда, так что лучше сразу поручить вопросы по кадровому учёту и расчёту заработной платы специалистам, которые будут рассчитывать налоги правильно, отслеживать за вас такие тонкости и обезопасят ваш бизнес.
Остались вопросы - оставьте заявку.
Мы вам поможем.
Мы вам поможем.
"Нажимая на кнопку, Вы даёте согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности"