Отпуск авансом, как рассчитать НДФЛ
при увольнении

Сотрудник принял решение уволиться и написал заявление на увольнение. Бухгалтер в свою очередь за период его отработки должен подготовить ряд документов для подписи сотрудником и выдачи ему на руки.

В день увольнения сотрудника производится окончательный расчёт (ст. 140 и 127 Трудовой Кодекс Российской Федерации). В первую очередь необходимо рассчитать ему компенсацию за неиспользованный отпуск. Сумма компенсации может быть, как положительной, так и отрицательной. Подробно хотелось бы разобрать случай, когда суммы компенсации за неиспользованный отпуск оказывается отрицательной. Например, когда сотрудник отгулял отпуск авансом, то есть большее количество дней, нежели ему было положено, и спустя некоторое непродолжительное время увольняется.

Как правило, сумму компенсации отпуска нужно относить на вид дохода 2013 (Приказ ФНС РФ от 24.10.2017 N ММВ-7-11/820@). НДФЛ с суммы компенсации будет рассчитан в момент получения дохода, а именно – при выплате.

Но не все так просто, если сумма компенсации за неиспользованный отпуск оказалась отрицательной. В письме от 30.10.2015 № 03-04-07/62635 Минфин России разъяснил, что, если работник возвращает работодателю ранее выплаченные отпускные, такие суммы не будут признаваться доходом работника. Соответственно, нужно скорректировать налоговую базу по НДФЛ за налоговый период по данному работнику.

В этом случае сумму компенсации нужно отнести на вид дохода 2000. Обращаю ваше внимание, что у сотрудника в данном месяца должна быть положительная база по виду дохода 2000, чтобы перекрыть отрицательную сумму компенсации. Ведь Налоговый Кодекс Российской Федерации не допускает отрицательной базы по НДФЛ (ст. 274 НК РФ).

Если налогооблагаемой базы не хватит, то необходимо отрицательную сумму компенсации провести в одном из прошлых месяцев, в котором достаточно положительного дохода. Проведение таких манипуляций предполагает подачу корректирующих сведений по форме 6-НДФЛ, если этот месяц находится в предыдущем отчётном квартале. Также уменьшится и налогооблагаемая база по страховым взносам. Отсюда следует, что нужно будет подавать корректировки и по страховым взносам.

Рассмотрим на конкретном примере. Сотруднику в апреле был предоставлен отпуск авансом 28 дней. В июне работник решил уволиться. Оформляем увольнение, рассчитываем количество дней неиспользованного отпуска и видим, что они равны -11,78. Соответственно, и сумма компенсации получается также с минусом -9500,70 рублей. Далее нам необходимо рассчитать сумму за отработанные дни в июне. Получаем 14500 рублей. Налогооблагаемая база в нашем случае будет равна 14500 – 9500,70 = 4999,30. В месяце увольнения нам хватило базы, чтобы перекрыть отрицательную сумму компенсации. Далее рассчитываем НДФЛ с разницы сумм, производим выплату сотруднику. Перечислить налог в бюджет необходимо не позднее дня, следующего за днем выплаты.

В заключение хотелось бы сказать, что отчётность с отрицательными суммами у вас не примет налоговая инспекция. Поэтому лучше сразу всё оформить правильно, дабы избежать споров с ведомством и просрочек по сдаче отчётности, которые повлекут за собой штрафы.