Компенсация за использование личного автомобиля директора.
Налоги и взносы

Статья 188 ТК РФ указывает на то, что при использовании подчинённым с согласия работодателя и в его интересах личного имущества, в том числе автомобиля, сотруднику выплачивается компенсация за использование и амортизация транспортного средства, принадлежащего ему, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Порядок выплаты и сумма компенсации оговаривается заранее и указывается в дополнительном соглашением к трудовому договору.

Получается, что при использовании личного имущества работник может получить два вида выплат. Это компенсация за использование личного имущества и возмещение расходов, связанных с использованием этого имущества.

В Трудовом Кодексе РФ специальных норм для компенсации за использование личных транспортных средств не предусмотрено. Выходит, что размер компенсации и порядок её расчёта могут быть любыми. Однако, Минфин России придерживается мнения, что размер компенсации нужно определять в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфин России от 16.11.2006 N 03-03-02/275, УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/00797@).

НДФЛ

Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ не облагаются налогом все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанные с исполнением работником трудовых обязанностей.

В главе 23 НК РФ также нет никаких норм компенсаций при использовании личного имущества подчинённого в служебных целях и порядка их применения. Как я и писала ранее в статье 188 ТК РФ упоминается, что возмещаются работодателем только те расходы сотрудника, которые связаны с использованием личного имущества в интересах работодателя.

Обязательно на предприятии должны храниться копии документов, подтверждающих право собственности на используемое имущество, а также все расчёты компенсаций и документы, которые подтверждают использование имущества в интересах работодателя (письма Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672, от 23.01.2018 № 03-04-05/3235, от 14.12.2017 № 03-04-06/83831, от 05.12.2017 № 03-04-06/80616, от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 24.03.2010 № 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 № 03-04-06/6-98).

В качестве документов, подтверждающих расходы, вполне можно учесть путевые листы, авансовые отчёты с приложением чеков автозаправочной станции и др. (письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Обращаю ваше внимание, если автомобиль управлялся сотрудником по доверенности, то суммы возмещения таких расходов подлежат обложению НДФЛ, т.к. автомобиль не является личным имуществом (письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Страховые взносы

Все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами, установленными НК РФ (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Отсюда следует, что компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного транспорта при исполнении трудовых обязанностей, не подлежат обложению взносами на обязательное социальное страхование.

Как и в случае с НДФЛ, сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами в размере, указанном в соглашении между предприятием и её сотрудником (письмо Минфин России от 23.10.2017 № 03-15-06/69146, определение Верховного Суда РФ от 05.03.2020 № 309-ЭС20-677 по делу № А50-21163/2018, постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2014 № Ф09-2371/14 по делу № А76-15717/2013).

Конечно же, необходимо иметь документально подтверждённые расходы (письма ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@, Минфин России от 23.01.2018 № 03-04-05/3235, от 14.12.2017 № 03-04-06/83831, от 24.11.2017 № 03-04-05/78097). Контролирующие органы указывают на то, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием сотрудником личного имущества для целей трудовой деятельности.

Если транспортное средство, используемое подчинённым, не является собственностью, то компенсация за использование его в служебных целях облагается страховыми взносами (письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Каких-то специальных норм в целях исчисления взносов от несчастных случаев законодательством не установлено. Поэтому будем считать, что данная компенсация не облагается взносами от несчастных случаев в размере, установленном в соглашении сторон трудового договора (письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 № 550-19).

Из всего вышесказанного приходим к выводу, что компенсация за использование личного автомобиля директора для служебных поездок не облагается НДФЛ и страховыми взносами в размере, указанном в письменном соглашении между фирмой и генеральным директором. Главным условием для этого является то, что данный автомобиль находится в собственности у генерального директора. Опираясь на приведённые письма контролирующих органов можно не исчислять НДФЛ и не облагать взносами рассчитанные суммы компенсации. Ведомства не придерутся. Только обязательно храните подтверждающие документы.