Блокнот руководителя
Оформите подписку
на рассылку
Заполните форму
Выберите рубрики
Нажимая кнопку, вы даёте согласие на обработку своих персональных данных
Какие документы необходимы для предоставления детских вычетов.
Автор
Юлия Невдах
Эксперт по работе
с корпоративными клиентами
Группы компаний "КАМИН"
Что должен сделать работник для получения детского вычета?
Какие документы можно принять только в оригинале?
Как пересчитать НДФЛ, если работник подал документы на вычет с опозданием?
Предоставлять ли вычет совместителю?
Разберём ответы на эти и другие вопросы.

Предоставляйте работнику детские вычеты, только если он принёс вам все необходимые документы. Рассмотрим, какие документы подтвердят право на вычет, и в какой форме их нужно представить.

Какие документы нужны для детского вычета?

Не предоставляйте работнику вычет, пока он не принесёт вам письменное заявление и свидетельства о рождении всех детей, в том числе и тех, на кого вычет не положен по возрасту. Дополнительно могут потребоваться следующие документы:
Когда нужен оригинал, а в каком случае достаточно копии?

Часть документов сотрудника обязательно должна быть в оригинале. Копии подойдут только в некоторых случаях. Рассмотрим подробнее про каждый документ.

Заявление на детский вычет (оригинал)

Обычно работники пишут заявление на вычет без указания налогового периода. Тогда не нужно в начале каждого года переписывать заявление (письмо Минфина от 21.07.2020 №03-04-05/63596). Новое заявление понадобится, если у работника изменились обстоятельства, указанные в предыдущем заявлении, например, родился ещё один ребёнок, или сотрудница – единственный родитель вышла замуж.

Заявление на вычет работник составляет в произвольной форме и подаёт вам вместе с документами, подтверждающими его право на вычет. Чтобы работнику не пришлось ломать голову, как составить заявление, дайте ему разработанный в вашей компании образец.

Справка о доходах с предыдущего места работы (оригинал)

Справка о доходах с предыдущего места работы нужна от сотрудника, который устроился на работу не с начала года. Принимайте её на бланке из приложения №4 к приказу ФНС от 15.10.2020 №ЕД-7-11/753@.

Проверьте в справке сумму доходов. Работнику положен вычет, если сумма дохода в справке не превышает 350 000 рублей. Учтите, что не все доходы входят в этот лимит. Например, не входят суточные в размере 700 рублей и меньше на территории РФ и 2500 рублей и меньше в загранкомандировке, суммы материальной помощи в размере 4 000 рублей и меньше.

Справка о доходах с места работы второго родителя (оригинал)

Если работник претендует на удвоенный вычет в связи с отказом второго родителя, дополнительно от него нужны два документа: заявление второго родителя об отказе от получения вычета и справка о доходах с места его работы. Справку о доходах нужно представлять ежемесячно на бланке из Приложения №4 к приказу ФНС от 15.10.2020 №ЕД-7-11/753@.

Проверяйте в справке второго родителя размер его дохода. Как только он превысит лимит в 350 тысяч рублей, ваш работник потеряет право на удвоенный вычет. Предоставляйте ему вычет в одинарном размере.

Справка из образовательного учреждения (оригинал)

В справке из образовательного учреждения должны быть указаны период и форма обучения ребёнка. Документ нужно запрашивать у работника каждый год (письмо Минфина от 21.07.2020 №03-04-05/63596). Если ребёнок обучается за границей, справка должна быть переведена на русский язык.

Свидетельство о рождении (копия)

Работник должен принести свидетельства о рождении всех своих детей. В том числе и тех, на кого вычет не положен по возрасту. Снимите с них копии. Без свидетельства о рождении всех детей вычет работнику предоставляйте в том размере, который получается по представленным документам.

Например, в паспорте у работницы указано трое детей, а свидетельства о рождении она принесла только на двоих. В каком размере предоставлять ей вычет? Безопасно предоставить 1 400 руб. вычета на первого и 1 400 на второго ребёнка. После того как сотрудница принесёт свидетельство о рождении третьего ребёнка, предоставьте ей вычет в размере 3 000 рублей. При необходимости пересчитайте доходы сотрудницы и доплатите ей.

Если работник принёс только ксерокопию свидетельства о рождении ребёнка, попросите его предоставить оригинал для сверки. Принять без оригинала можно только нотариально заверенную копию документа. Она признаётся равнозначной оригиналу без дополнительной сверки (ч. 5 ст. 61 ГПК РФ, ч. 5 ст. 69 АПК РФ, п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 №1185-с).

Что будет, если работник принёс не все документы, а вычет ему предоставили?

Если работник не имел права на предоставленный вычет, придётся исправить расчёты налога. Неудержанный налог удержите с работника при ближайшей выплате ему дохода. Сделайте корректировочные 6-НДФЛ за предыдущие периоды, в которых отразили неверную сумму вычета и исчисленного налога.

Что делать, если работник подал документы на вычет с опозданием?

Допустим, работник принёс необходимые документы не в месяце рождения ребёнка, а позже. В этом случае НДФЛ вам придётся пересчитать. Если право на вычет возникло в 2022 году, налог пересчитайте с месяца рождения ребёнка, а если в 2021 году, пересчитайте вычет с января 2022 года. Вернуть излишне уплаченный НДФЛ за прошлые годы работник сможет через налоговую инспекцию (п. 4 ст. 218 НК РФ).

Нужно ли предоставлять вычет совместителю, если он принёс документы?

Если совместитель написал заявление на вычет и принёс необходимые документы, вычет ему нужно предоставить. По закону он вправе выбирать, где получать вычет – по основному месту работы или по совместительству (п. 3 ст. 218 НК РФ). Предупредите сотрудника, что получать вычет он вправе только у одного налогового агента (п. 3 ст. 122 НК РФ). Проверять, получает ли он вычет по основному месту работы, вам не нужно, однако лучше уточнить у него эту информацию. Если не получает, и сумма доходов у вас в компании не превысила 350 тысяч рублей, то предоставьте совместителю детский вычет.
Остались вопросы - оставьте заявку.
Мы вам поможем.
Как удобнее с Вами связаться:
"Нажимая на кнопку, Вы даёте согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности"