Разберём ответы на эти и другие вопросы.

Предоставляйте работнику детские вычеты, только если он принёс вам все необходимые документы. Рассмотрим, какие документы подтвердят право на вычет, и в какой форме их нужно представить.

Какие документы нужны для детского вычета?

Не предоставляйте работнику вычет, пока он не принесёт вам письменное заявление и свидетельства о рождении всех детей, в том числе и тех, на кого вычет не положен по возрасту. Дополнительно могут потребоваться следующие документы:

Когда нужен оригинал, а в каком случае достаточно копии?

Часть документов сотрудника обязательно должна быть в оригинале. Копии подойдут только в некоторых случаях. Рассмотрим подробнее про каждый документ.

Заявление на детский вычет (оригинал)

Обычно работники пишут заявление на вычет без указания налогового периода. Тогда не нужно в начале каждого года переписывать заявление (письмо Минфина от 21.07.2020 №03-04-05/63596). Новое заявление понадобится, если у работника изменились обстоятельства, указанные в предыдущем заявлении, например, родился ещё один ребёнок, или сотрудница – единственный родитель вышла замуж.

Заявление на вычет работник составляет в произвольной форме и подаёт вам вместе с документами, подтверждающими его право на вычет. Чтобы работнику не пришлось ломать голову, как составить заявление, дайте ему разработанный в вашей компании образец.

Справка о доходах с предыдущего места работы (оригинал)

Справка о доходах с предыдущего места работы нужна от сотрудника, который устроился на работу не с начала года. Принимайте её на бланке из приложения №4 к приказу ФНС от 15.10.2020 №ЕД-7-11/753@.

Проверьте в справке сумму доходов. Работнику положен вычет, если сумма дохода в справке не превышает 350 000 рублей. Учтите, что не все доходы входят в этот лимит. Например, не входят суточные в размере 700 рублей и меньше на территории РФ и 2500 рублей и меньше в загранкомандировке, суммы материальной помощи в размере 4 000 рублей и меньше.

Справка о доходах с места работы второго родителя (оригинал)

Если работник претендует на удвоенный вычет в связи с отказом второго родителя, дополнительно от него нужны два документа: заявление второго родителя об отказе от получения вычета и справка о доходах с места его работы. Справку о доходах нужно представлять ежемесячно на бланке из Приложения №4 к приказу ФНС от 15.10.2020 №ЕД-7-11/753@.

Проверяйте в справке второго родителя размер его дохода. Как только он превысит лимит в 350 тысяч рублей, ваш работник потеряет право на удвоенный вычет. Предоставляйте ему вычет в одинарном размере.

Справка из образовательного учреждения (оригинал)

В справке из образовательного учреждения должны быть указаны период и форма обучения ребёнка. Документ нужно запрашивать у работника каждый год (письмо Минфина от 21.07.2020 №03-04-05/63596). Если ребёнок обучается за границей, справка должна быть переведена на русский язык.

Свидетельство о рождении (копия)

Работник должен принести свидетельства о рождении всех своих детей. В том числе и тех, на кого вычет не положен по возрасту. Снимите с них копии. Без свидетельства о рождении всех детей вычет работнику предоставляйте в том размере, который получается по представленным документам.

Например, в паспорте у работницы указано трое детей, а свидетельства о рождении она принесла только на двоих. В каком размере предоставлять ей вычет? Безопасно предоставить 1 400 руб. вычета на первого и 1 400 на второго ребёнка. После того как сотрудница принесёт свидетельство о рождении третьего ребёнка, предоставьте ей вычет в размере 3 000 рублей. При необходимости пересчитайте доходы сотрудницы и доплатите ей.

Если работник принёс только ксерокопию свидетельства о рождении ребёнка, попросите его предоставить оригинал для сверки. Принять без оригинала можно только нотариально заверенную копию документа. Она признаётся равнозначной оригиналу без дополнительной сверки (ч. 5 ст. 61 ГПК РФ, ч. 5 ст. 69 АПК РФ, п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 №1185-с).

Что будет, если работник принёс не все документы, а вычет ему предоставили?

Если работник не имел права на предоставленный вычет, придётся исправить расчёты налога. Неудержанный налог удержите с работника при ближайшей выплате ему дохода. Сделайте корректировочные 6-НДФЛ за предыдущие периоды, в которых отразили неверную сумму вычета и исчисленного налога.

Что делать, если работник подал документы на вычет с опозданием?

Допустим, работник принёс необходимые документы не в месяце рождения ребёнка, а позже. В этом случае НДФЛ вам придётся пересчитать. Если право на вычет возникло в 2022 году, налог пересчитайте с месяца рождения ребёнка, а если в 2021 году, пересчитайте вычет с января 2022 года. Вернуть излишне уплаченный НДФЛ за прошлые годы работник сможет через налоговую инспекцию (п. 4 ст. 218 НК РФ).

Нужно ли предоставлять вычет совместителю, если он принёс документы?

Если совместитель написал заявление на вычет и принёс необходимые документы, вычет ему нужно предоставить. По закону он вправе выбирать, где получать вычет – по основному месту работы или по совместительству (п. 3 ст. 218 НК РФ). Предупредите сотрудника, что получать вычет он вправе только у одного налогового агента (п. 3 ст. 122 НК РФ). Проверять, получает ли он вычет по основному месту работы, вам не нужно, однако лучше уточнить у него эту информацию. Если не получает, и сумма доходов у вас в компании не превысила 350 тысяч рублей, то предоставьте совместителю детский вычет.