Всегда ли учреждение должно платить за замену заболевшего сотрудника? Как оформить и оплатить дополнительную работу? Рассмотрим ответы на эти и другие вопросы.

Когда за замену платить нужно, а когда нет?

Руководителю не всегда требуется письменное согласие подчинённого, которому предстоит поработать за другого человека. С доплатой тоже всё неоднозначно. Проверьте условия трудового договора и должностную инструкцию. Выясните, предусмотрено ли в них выполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Рассмотрим два варианта.

Вариант 1. Обязанность подменять другого работника не предусмотрена в трудовом договоре

Если ни в трудовом договоре, ни в должностной инструкции не указана обязанность подменять коллег, то привлечь сотрудника к этой работе можно только с его письменного согласия. Без дополнительной оплаты в этом случае не обойтись. Не пытайтесь без согласия работника дополнить его должностную инструкцию чужими функциями. Такой способ сэкономить не понравится инспекторам труда.

Пример: на фельдшера возложили обязанности врача и медсестры

Фельдшер медицинского учреждения обратилась в Роструд. Женщина рассказала, что руководство внесло в её должностную инструкцию отдельные функции врача-терапевта, сославшись на приказ Минздравсоцразвития от 23.03.2012 № 252н. Кроме того, в инструкцию внесли обязанности медсестры. Учреждение потребовало, чтобы все эти функции сотрудница выполняла в основное время за одну зарплату по должности фельдшера. Доплат она не получала.

Роструд объяснил, что учреждение не имело права вносить подобные изменения в должностную инструкцию без согласия работницы. Такие дополнения приводят к изменению условий трудового договора. Работница вправе отказаться от выполнения функций, которые не предусмотрены в договоре либо в должностной инструкции, если инструкция является приложением к нему.

Если же фельдшер согласна взять на себя дополнительную нагрузку, то за эту работу положена доплата. Размер вознаграждения, объём работы и срок её выполнения медучреждение должно указать в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Вариант 2. Работник обязан подменять коллегу по условиям трудового договора

На первый взгляд всё просто. Когда работник подписывал трудовой договор, он согласился подменять коллегу, если тот заболеет. Значит получать ещё одно согласие не надо. Доплачивать учреждение тоже не должно: вознаграждение за труд с учётом всех обязанностей уже установлено в договоре. Роструд неоднократно разъяснял это на сайте онлайнинспекция.рф (например, в ответе на вопрос от 17.09.2021 № 154274).

На практике отказывать в доплате небезопасно. Риск особенно велик, если речь идёт о замещении руководителя. Обиженный работник может обратиться в суд. А судьи – принять решение с учётом позиции Верховного суда.

Пример: Верховный суд разобрал спор о зарплате штатного замруководителя

Работодатель требовал, чтобы штатные заместители руководителей отделов без доплат выполняли функции своих начальников, когда те отсутствуют. С этим не согласилась профсоюзная организация. Дело дошло до Верховного суда. Его кассационная коллегия поддержала профсоюз.

Зарплата должна соответствовать квалификации работника, сложности труда, количеству выполненной работы (ст. 21 ТК РФ). Когда обязанности руководителя отдела ложатся на его заместителя, последнему приходится работать больше, его задачи усложняются. Вывод о том, что за эту нагрузку доплата не положена, судьи признали неверным.

Какой способ замены выбрать?

Если обязанности временно отсутствующего работника готов выполнять другой штатный сотрудник, учреждение может выбрать один из трёх способов оформления:

1. Совмещение должностей или профессий;

2. Расширение зоны обслуживания;

3. Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника (временное замещение).

Все три способа предусмотрены в статье 60.2 ТК РФ. Последний – самый универсальный. В чём же их отличия?

Совмещение оформляют, когда в учреждении есть вакантная штатная должность. К тому же оно возможно, только если речь идёт о дополнительной работе по другой профессии или должности.

Расширение зоны обслуживания – подходящий вариант, когда работа предполагает наличие зон или участков (например, врач, дворник, социальный работник).

Для временного замещения таких ограничений нет. Это самый простой способ подменить сотрудника, который заболел, оформил отпуск или уехал в командировку. Временное замещение предполагает нормальную продолжительность рабочего времени. Сотрудник занимается дополнительной работой наряду с основной. Он может выполнять обязанности как по одноимённым должностям или профессиям, так и по разным.

Какие документы оформить при временном замещении?

Согласие сотрудника поработать временным заместителем зафиксируйте в дополнительном соглашении к трудовому договору, в котором укажите:

- содержание и объём дополнительной работы;

- размер доплаты за временное замещение;

- срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу.

Не ставьте в доп. соглашении срок временного замещения в виде конкретной даты. Ведь вы не знаете, когда врач закроет больничный. Напишите «в период нетрудоспособности…», укажите должность и ФИО заболевшего работника.

Без дополнительного соглашения не обойтись, даже если сотрудник подменял заболевшего коллегу только один день. Роструд предупредил, что получать согласие в форме заявления – это неправильно (ответ на вопрос от 21.11.2021 № 157425).

На основании дополнительного соглашения издайте приказ о временном замещении. Составьте его в произвольной форме.

Сколько доплачивать за замену?

Размер доплаты установите по договорённости с сотрудником. Учтите содержание дополнительной работы и её объём (ст. 151 ТК РФ). Можно выплачивать процент от оклада по одной из должностей: заболевшего работника или его временного заместителя. Прописать в доп. соглашении фиксированную сумму тоже не запрещено.

Начисляйте доплату в размере, который указан в дополнительном соглашении к трудовому договору. Если там не упоминаются надбавки и премии, то в доплату их не включайте.

Пример. Размер доплаты – разница в окладах. Нужно ли прибавить компенсации и премиальные?

У заболевшего работника оклад выше. «Заместителю» установили доплату в размере разницы в окладах. У бухгалтера возник вопрос: надо ли начислить на эту разницу компенсационные и стимулирующие выплаты, установленные по основной должности? Роструд считает, что не надо (ответ на вопрос от 15.10.2021 № 155565 на сайте онлайнинспекция.рф). Размер доплаты за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника устанавливают по соглашению между «заместителем» и работодателем.

В дополнительном соглашении и приказе лучше сделать оговорку о расчёте доплаты пропорционально отработанному времени. Может случиться, что «заместитель» тоже заболеет. Тогда вы будете вправе рассчитать доплату не в полном размере, а только за дни, в которые сотрудник фактически выполнял дополнительную работу.