Сроки командировки могут измениться как по инициативе работодателя, так и ввиду изменения маркетинговой политики, производственных процессов, логистики, вводимых санкций, чрезвычайных ситуаций. Не стоит сбрасывать со счетов и обстоятельства, в которые может попасть сотрудник.

Например, работник находится в служебной поездке, но ситуация изменилась, и теперь он должен вернуться на работу. В этом случае нужно изменить сроки командировки.

Или, работник должен был ехать на переговоры о поставках сырья, но поставщик ушёл с российского рынка, и теперь нужно искать других поставщиков. Работник, возможно, поедет на переговоры, но позже и в другую компанию. В этой и подобных ситуациях оформленную командировку нужно отменить.

Если приказ о командировке уже издали, работник получил командировочные и даже частично их потратил, важно правильно оформить документы об отмене. Так руководитель не обвинит работника в прогулах, а бухгалтерия сможет правильно списать командировочные расходы.

ТК РФ не регламентирует, как менять сроки командировки или отменять служебные поездки. Как бы то ни было, исправлять уже изданные и зарегистрированные приказы недопустимо. Для корректировки сроков командировки необходим новый приказ. Если в компании имеется положение о командировках, то это значительно упростит процесс отмены, увеличения или уменьшения срока командировки работника. В положении может быть чётко прописан алгоритм действий, которого нужно придерживаться.

Сообщите сотрудникам, что планы поменялись.

Если сотрудники ещё не уехали в командировку, сообщите им об отмене, лучше письменно. Можете сделать это, когда будете письменно знакомить их с приказом руководителя.

С теми сотрудниками, которые уже выполняют служебное поручение, сложнее. Сокращайте срок командировки работника на основании, например, докладной записки непосредственного руководителя сотрудника. Он укажет причину, по которой поездку придется прервать.

После этого свяжитесь с работником и сообщите, что ему нужно вернуться на работу. Можете составить письменное уведомление о том, по какой причине и на какой срок сокращаете командировку, и направить его сотруднику любым удобным способом, например, на рабочую электронную почту или в мессенджер. Так, в случае возникновения трудового спора вы сможете подтвердить, что предупреждали сотрудника о сокращении срока его командировки. Созвонитесь с работником и продублируйте информацию на случай, если сотрудник не проверит рабочую почту или не увидит сообщение среди других писем.

Что делать сотрудникам, когда командировка сорвалась из-за проблем с авиаперевозками?

Издайте приказ об изменении дат командировки

Для отмены командировки издайте отдельный приказ. В нём укажите причину, по которой отменяете поездку. Например, сошлитесь на закрытие аэропортов, отмену авиарейсов, запрет въезда, прекращение контрактов или другие обстоятельства.

Если есть официальные документы, которые объясняют форс-мажорную ситуацию, укажите их реквизиты в приказе.
С приказом ознакомьте под подпись всех работников, которых планировали отправить в служебную поездку, их непосредственных руководителей, бухгалтера и других заинтересованных сотрудников.
Скорее всего, это будут те же сотрудники, которых до этого под подпись знакомили с приказом о направлении работника в командировку.

Если нужно поменять даты командировки, тоже издавайте приказ, которым поменяете первоначальное распоряжение руководителя. В приказе укажите причину и срок, на который сокращаете командировку. Направьте отсканированную копию подписанного приказа на электронную почту работника.

Работник, которого раньше времени возвращаете в офис, ознакомится с приказом после выхода на работу.

Сдайте или поменяйте билеты, отмените бронирование гостиницы

Когда директор подпишет приказ, и вы отмените командировку, сдавайте билеты и отменяйте бронь на жильё. Если бронировал гостиницу и покупал билеты сотрудник, проконсультируйте, чтобы он оформил все возвраты самостоятельно.

Если за отмену бронирования и возврат билетов возьмут штрафы, сотрудник не вернёт всю потраченную сумму. В такой ситуации выплатите сотруднику разницу, если он тратил личные деньги, или спишите её на командировочные расходы, если сотрудник покупал билеты за счет средств работодателя.

Точно так же распорядиться разницей придется в случае, если сотрудник со штрафами менял билеты на ранние даты или отменял остаток дней проживания в гостинице.

Работник должен вернуть полученные за командировку деньги

Если командировку отменили уже после того, как работнику выдали суточные, то он обязан их вернуть.
Срок возврата желательно установить в приказе об отмене командировки.
Попросите работника составить авансовый отчёт.

По закону работники должны отчитаться о расходах по командировке в течение трёх рабочих дней после того, как вернутся (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, п. 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Так как командировка не состоялась, отсчитывайте три рабочих дня с даты, указанной в приказе руководителя об отмене командировки.

Если сотрудник в установленный срок не вернёт выданные ему деньги, работодатель вправе удержать соответствующую сумму из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ). Такое решение руководитель должен принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности, при условии, что работник не оспаривает оснований и размера удержаний. Помните, что общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ). Всю сумму, скорее всего, получится взыскать не сразу.