Блокнот руководителя
Оформите подписку
на рассылку
Заполните форму
Выберите рубрики
Нажимая кнопку, вы даёте согласие на обработку своих персональных данных
Внеплановая проверка ГИТ. Что нужно знать?
Автор
Сорокина Екатерина
Эксперт по работе
с корпоративными клиентами
Группы компаний "КАМИН"
Список оснований для проведения внеплановой проверки Государственной инспекции труда (далее – ГИТ) как документарной, так и выездной законодательно ограничен.
Такая проверка проводится, если:

  • истёк срок для устранения выявленного нарушения обязательных требований трудового законодательства
  • в ГИТ поступила информация о фактах нарушения работодателем требований трудового законодательства, в том числе требований охраны труда. Информация может быть получена на основании заявлений граждан, организаций, сообщений от органов местного самоуправления, из СМИ, социальных сетей и т.п.
  • получено поручение Президента или Правительства РФ, либо требование прокурора в связи с поступившими в органы прокуратуры материалами и обращениями
Документарный контроль проводится в следующем порядке:

  • изучаются документы работодателя, уже имеющиеся в распоряжении ГИТ (материалы предыдущих проверок, административные дела и так далее)
  • при необходимости ГИТ направляет работодателю запрос с требованием предоставить для проверки документы из приложенного списка
  • работодатель в течение 10 рабочих дней с момента получения запроса инспекции обязан его исполнить
Если по истечении 10 рабочих дней работодатель не предоставит требуемые для проверки документы, организации грозит штраф.
За непредставление в установленные сроки документов по заявлению инспекторов ГИТ суд может вынести предупреждение или оштрафовать (на основании ч. 1 ст. 19.4, ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ):

  • граждан на сумму от 500 до 1 000 рублей
  • должностных лиц организации (например, её руководителя) – от 2 000 до 4 000 рублей
Документы для проверки необходимо предоставлять в копиях, удостоверенных подписью индивидуального предпринимателя или руководителя организации (или представителя по доверенности). Трудовая инспекция не вправе требовать оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

Подготовить к проверке все документы, перечисленные в запросе, при их наличии в организации не сложно. При этом объём запрашиваемых в рамках проводимой проверки документов может быть достаточно большим.
Если у работодателя нет возможности подготовить копии документов в указанный срок, рекомендуется письменно обратиться в ГИТ с просьбой предоставить отсрочку для предоставления документов.

Текст обращения может быть таким:

«В ответ на Ваше требование о предоставлении документов (информации) от «___» ____________ _____ №____ сообщаем, что не имеем никакой возможности предоставить копии документов, указанных в перечне, в установленные законом сроки по причине (подробно указать причину, например, большого объёма испрашиваемых документов и отсутствия технической возможности изготовить их копии в срок). В связи с указанными обстоятельствами просим Вас увеличить срок ответа на требование».

А как быть в случае отсутствия у работодателя части документов, необходимых для проведения проверки?

Для наглядности рассмотрим ситуацию, возникшую в одной из организаций. ГИТ направила запрос на предоставление документов и информации за период с 2015 по 2022 год в рамках документарной проверки по жалобе работника, связанной с невыплатой ему полного расчёта при увольнении. В ходе подготовки к проверке выяснилось, что часть требуемых документов была уничтожена по истечению срока хранения, часть утеряна в связи с аварией водопровода, и представить их копии в инспекцию нет никакой возможности.
Хочу сразу обратить ваше внимание на то, что требования инспектора ГИТ должны быть законными. Их цель – проверить, как работодатель соблюдает трудовое законодательство. Документы, необходимые для достижения цели проверки, инспектор указывает в распоряжении о её проведении. Требовать документы, которые не относятся к предмету проверки, инспектор не вправе (п. 3 ст. 15 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ).

Следовательно, работодатель не обязан передавать в ГИТ документы, если в распоряжении инспектор не указал, как эти документы связаны с предметом проверки.

Возвращаясь к нашему примеру, работодатель может не представлять копии документов о проведении специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест по условиям труда), удостоверения о прохождении обучения и проверке знаний требований охраны труда руководителя и специалистов предприятия, протоколы проверки знаний и т.п., даже при их наличии в распоряжении ГИТ.

Запрашивая документы, инспектор труда должен учитывать сроки хранения работодателем кадровых документов, которые предусмотрены разделом 7 «Трудовые отношения» и разделом 8 «Кадровое обеспечение» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень).

Так, для каждого вида документов предусмотрен свой срок хранения: личные дела, трудовые договоры и личные карточки работников должны храниться в течение 75 лет (пп. 435, 444, 445 Перечня). А приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, краткосрочных командировках, табели учёта рабочего времени хранятся в течение 5 лет (пп. 402, 434 Перечня).

Это значит, что часть запрашиваемых в рамках проверки документов, например, приказы об очередных отпусках, командировках, табели учёта рабочего времени, за период с 2015 по 2017 год могли быть уничтожены в связи с истечением срока их хранения.

Если у работодателя нет возможности представить какие-либо документы из списка запрашиваемых, в том числе по причине их отсутствия в организации, например, в организации может не быть некоторых локальных нормативных актов («Положения о премировании», «Положения о служебных командировках» и т.п.), ему необходимо предоставить инспектору письменные пояснения с указанием причин отсутствия этих документов.

В нашем случае пояснения могут быть такими: нет возможности предоставить часть документов за период с 2015 по 2017 год (указать каких именно) ввиду того, что они были уничтожены в связи с истечением срока хранения; часть документов (перечислить каких именно) не может быть предоставлена в связи с их утратой в результате аварии водопровода. Будет нелишним указать, когда данное событие произошло, и приложить акт об аварии и её последствиях, подписанный представителями обслуживающей организации.

Для подтверждения своевременного и полного исполнения обязанности по предоставлению документов работодателю следует составить сопроводительное письмо за подписью руководителя, в котором перечислить все передаваемые документы, в том числе письменные пояснения об отсутствии части документов, а также изложить всю необходимую письменную информацию по запросу.
Сопроводительное письмо составляется в двух экземплярах:

  • первый экземпляр вручается инспектору труда вместе с документами
  • второй экземпляр с отметкой инспектора о получении документов остаётся в организации
Если же работодатель полностью игнорирует законные требования инспектора о представлении документов и препятствует проведению проверки, то в соответствии с пунктом 1 части 1 статьи 27.2 КоАП РФ инспектором ГИТ направляется запрос в органы внутренних дел (полицию) на доставление, то есть принудительное препровождение руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя для составления протокола об административном правонарушении по части 1 статьи 19.4 КоАП РФ. Привлечение работодателя к административной ответственности не освобождает его от обязанности представить инспектору запрашиваемые документы и информацию, поэтому в любом случае требование инспектора выполнить придётся.
Остались вопросы - оставьте заявку.
Мы вам поможем.
Как удобнее с Вами связаться:
"Нажимая на кнопку, Вы даёте согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности"