Список оснований для проведения внеплановой проверки Государственной инспекции труда (далее – ГИТ) как документарной, так и выездной законодательно ограничен.

Если по истечении 10 рабочих дней работодатель не предоставит требуемые для проверки документы, организации грозит штраф.

Документы для проверки необходимо предоставлять в копиях, удостоверенных подписью индивидуального предпринимателя или руководителя организации (или представителя по доверенности). Трудовая инспекция не вправе требовать оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

Подготовить к проверке все документы, перечисленные в запросе, при их наличии в организации не сложно. При этом объём запрашиваемых в рамках проводимой проверки документов может быть достаточно большим.
Если у работодателя нет возможности подготовить копии документов в указанный срок, рекомендуется письменно обратиться в ГИТ с просьбой предоставить отсрочку для предоставления документов.

Текст обращения может быть таким:

«В ответ на Ваше требование о предоставлении документов (информации) от «___» ____________ _____ №____ сообщаем, что не имеем никакой возможности предоставить копии документов, указанных в перечне, в установленные законом сроки по причине (подробно указать причину, например, большого объёма испрашиваемых документов и отсутствия технической возможности изготовить их копии в срок). В связи с указанными обстоятельствами просим Вас увеличить срок ответа на требование».

А как быть в случае отсутствия у работодателя части документов, необходимых для проведения проверки?

Для наглядности рассмотрим ситуацию, возникшую в одной из организаций. ГИТ направила запрос на предоставление документов и информации за период с 2015 по 2022 год в рамках документарной проверки по жалобе работника, связанной с невыплатой ему полного расчёта при увольнении. В ходе подготовки к проверке выяснилось, что часть требуемых документов была уничтожена по истечению срока хранения, часть утеряна в связи с аварией водопровода, и представить их копии в инспекцию нет никакой возможности.

Хочу сразу обратить ваше внимание на то, что требования инспектора ГИТ должны быть законными. Их цель – проверить, как работодатель соблюдает трудовое законодательство. Документы, необходимые для достижения цели проверки, инспектор указывает в распоряжении о её проведении. Требовать документы, которые не относятся к предмету проверки, инспектор не вправе (п. 3 ст. 15 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ).

Следовательно, работодатель не обязан передавать в ГИТ документы, если в распоряжении инспектор не указал, как эти документы связаны с предметом проверки.

Возвращаясь к нашему примеру, работодатель может не представлять копии документов о проведении специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест по условиям труда), удостоверения о прохождении обучения и проверке знаний требований охраны труда руководителя и специалистов предприятия, протоколы проверки знаний и т.п., даже при их наличии в распоряжении ГИТ.

Запрашивая документы, инспектор труда должен учитывать сроки хранения работодателем кадровых документов, которые предусмотрены разделом 7 «Трудовые отношения» и разделом 8 «Кадровое обеспечение» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень).

Так, для каждого вида документов предусмотрен свой срок хранения: личные дела, трудовые договоры и личные карточки работников должны храниться в течение 75 лет (пп. 435, 444, 445 Перечня). А приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, краткосрочных командировках, табели учёта рабочего времени хранятся в течение 5 лет (пп. 402, 434 Перечня).

Это значит, что часть запрашиваемых в рамках проверки документов, например, приказы об очередных отпусках, командировках, табели учёта рабочего времени, за период с 2015 по 2017 год могли быть уничтожены в связи с истечением срока их хранения.

Если у работодателя нет возможности представить какие-либо документы из списка запрашиваемых, в том числе по причине их отсутствия в организации, например, в организации может не быть некоторых локальных нормативных актов («Положения о премировании», «Положения о служебных командировках» и т.п.), ему необходимо предоставить инспектору письменные пояснения с указанием причин отсутствия этих документов.

В нашем случае пояснения могут быть такими: нет возможности предоставить часть документов за период с 2015 по 2017 год (указать каких именно) ввиду того, что они были уничтожены в связи с истечением срока хранения; часть документов (перечислить каких именно) не может быть предоставлена в связи с их утратой в результате аварии водопровода. Будет нелишним указать, когда данное событие произошло, и приложить акт об аварии и её последствиях, подписанный представителями обслуживающей организации.

Для подтверждения своевременного и полного исполнения обязанности по предоставлению документов работодателю следует составить сопроводительное письмо за подписью руководителя, в котором перечислить все передаваемые документы, в том числе письменные пояснения об отсутствии части документов, а также изложить всю необходимую письменную информацию по запросу.

Если же работодатель полностью игнорирует законные требования инспектора о представлении документов и препятствует проведению проверки, то в соответствии с пунктом 1 части 1 статьи 27.2 КоАП РФ инспектором ГИТ направляется запрос в органы внутренних дел (полицию) на доставление, то есть принудительное препровождение руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя для составления протокола об административном правонарушении по части 1 статьи 19.4 КоАП РФ. Привлечение работодателя к административной ответственности не освобождает его от обязанности представить инспектору запрашиваемые документы и информацию, поэтому в любом случае требование инспектора выполнить придётся.