Блокнот руководителя
Как принять сотрудника на работу без бумажной трудовой книжки, если на электронную он не переходил
Автор
Юлия Невдах
Эксперт по работе
с корпоративными клиентами
Группы компаний "КАМИН"
В Минтруде сначала предлагают изучить СТД-ПФР, а затем выдать дубликат бумажной трудовой. Стоит ли следовать данному совету? Кто подписывает трудовую книжку при увольнении? Рассмотрим эти вопросы ниже.

Сотрудник при приёме на работу должен предоставить либо трудовую книжку, либо справку СТД-Р от прежнего работодателя, если отказался от бумажной трудовой.

Если у сотрудника нет ни одного из этих документов, попросите его выгрузить справку СТД-ПФР с портала госуслуг. В документе сможете увидеть, есть ли у сотрудника стаж до 2021 года и подавал ли он заявление, чтобы перейти на ЭТК.

Если в СТД-ПФР есть стаж сотрудника до 2021 года и нет галочки в графе с заявлением о переходе на электронную трудовую, это повод выдать ему по заявлению новую трудовую книжку, ст.65 ТК. При этом специалисты Минтруда считают, что вместо новой трудовой в такой ситуации подойдёт дубликат документа, письмо от 03.07.2022 № 14-6/ООГ-3682.
Последуете данному совету – можете заплатить при проверке штраф до 50 000 руб., ч. 1 ст.5.27 КоАП, поскольку дубликат трудовой книжки может выдать только последний работодатель сотрудника. Тогда как ваша компания, до оформления приёма сотрудника на работу, последним работодателем не считается. Следовательно, за дубликатом сотрудник должен обращаться в ту организацию, из которой недавно уволился, п.27 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 №320н.
При приёме на работу сотрудника со стажем, но без трудовой книжки, у вас есть два законных варианта.
Первый – направить его к прежнему работодателю за дубликатом. Второй – оформить новую трудовую. Объясните сотруднику, что оформить ему дубликат трудовой не сможете, даже если он принесёт для этого все документы. Также сообщите, что в новую трудовую переписать весь стаж работы тоже не имеете права.
Дубликат отличается от новой трудовой книжки тем, как его оформляют. В дубликате сначала нужно написать общий стаж сотрудника, а затем расписать его по отдельным периодам. То есть указать все периоды работы сотрудника у других работодателей. Поэтому на то, чтобы оформить дубликат, у вас есть 15 рабочих дней с момента, как сотрудник подаст вам заявление, п.27, 28 Порядка № 320н.
Нужно ли сотруднику подписывать свою трудовую книжку при увольнении

Нет, не нужно. В новых рекомендациях от Роструда есть три потенциально опасных совета, как оформлять трудовую книжку при увольнении.
Новую трудовую книжку, в отличие от дубликата, нужно оформить быстрее – на шестой рабочий день сотрудника, ст.66 ТК. Получается, что специалисты Минтруда предлагают либо выдать новую трудовую позже срока, либо не дать сотруднику возможность собрать документы, которые подтверждают стаж.

Оформляйте новую трудовую книжку и пишите в ней общий стаж, который сотрудник подтвердит документами. При этом по отдельным периодам стаж не расписывайте. Общий стаж считайте на основе справок, которые работник получит у прошлых работодателей – совет специалистов Роструда, письмо от 30.04.2008 №1026-6. Тогда и со сроками проблем не будет, и стаж сотрудника будет в трудовой, а не в отдельных справках. Данный совет безопасный – можно использовать в работе.
Таковы рекомендации по соблюдению трудового законодательства в приложении к приказу Роструда от 13.05.2022 №123. Следовать данным советам нельзя, поскольку они устарели на год. С 1 сентября 2021 года сотрудник не должен ставить свою подпись в трудовой книжке при увольнении.

Запись заверяет только работодатель: для этого свою должность, подпись и расшифровку указывает кадровик, который ведёт трудовые, или директор. Далее проставляют печать, если компания не отказалась от неё, п.7 порядка №320н.
Во втором – что можно этого не делать, только если не ведёте на сотрудника бумажную трудовую.
В первом специалисты говорят, что вы обязаны ознакомить сотрудника с записями, которые внесли в трудовую.
В третьем – написали, в каких ещё ситуациях сотрудник не должен расписываться в трудовой: когда его не было на работе в день увольнения или он не смог лично забрать документ.
Остались вопросы - оставьте заявку.
Мы вам поможем.
Как удобнее с Вами связаться:
"Нажимая на кнопку, Вы даёте согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности"