Введение суммированного учёта рабочего времени часто сопровождается многочисленными вопросами. Как выбрать учётный период для суммированного учёта рабочего времени? Можно ли планировать в графике переработки и недоработки? Как вести суммированный учёт рабочего времени, если в компании нестандартные режимы работы, и можно ли не предоставлять работнику выходные, если их нет в графике? Разберёмся во всем по порядку.

Вводите суммированный учёт, если не соблюдаете норму часов в день или в неделю

График работы сотрудников с суммированным учётом составьте так, чтобы количество часов за учётный период было как в производственном календаре. В графике нельзя заранее планировать переработки или недоработки. Например, сотрудника можно привлечь к сверхурочной работе – будет переработка, или он не выйдет на работу без уважительной причины, тогда он отработает меньше, чем должен.

Пример: в компании большинство сотрудников работают с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00. При этом у компании есть также розничный магазин, в котором работают два продавца по графику 2/2 с 8.00 до 20.00, то есть по 12 часов. Получается, что в неделю каждый из них работает то 24, то 36 часов. Поскольку ни дневную, ни недельную норму часов продавцы не соблюдают, для них работодатель ввёл суммированный учёт рабочего времени. Для остальных сотрудников вводить такой режим не нужно.

Ввести суммированный учёт можно как для всей организации в целом, так и для отдельных категорий работников. Чтобы ввести суммированный учёт, сначала определитесь с учетным периодом. Это может быть месяц, квартал, полугодие или год, ч.1 ст. 104 ТК. Один год – максимальная продолжительность учетного периода при суммированном учёте. Норма за учётный период, который выберете, не должна превысить нормы рабочих часов по производственному календарю. Например, если ваш учётный период – квартал, то норма часов для сотрудников в III квартале 2022 года составит 528 часов. Составить график так, чтобы сотрудник отработал больше, нельзя. Исходя из этого выбирайте учётный период. Если не укладываетесь в квартал, устанавливайте норму в полгода. Если не подходит полгода, попробуйте составить график на год.

Для работников с вредными и опасными условиями труда есть ограничения. Их учётный период не может превышать трёх месяцев. Кроме отдельных категорий работников, которые из-за сезонности или технологии работы не укладываются в нормы квартала. Учётный период для них можно увеличить до года, если это позволяет отраслевое или межотраслевое соглашение.

Если у вас есть такие работники, пропишите их учётный период в коллективном договоре, ч.2 ст. 104 ТК.

Когда сотрудник работает в режиме неполного рабочего времени, норму его рабочего времени, рассчитайте, исходя из части ставки, которую он занимает, ч.3 ст. 104 ТК. Например, сотрудник работает 0,5 ставки с учётным периодом в квартал. В III квартале 2022 года он должен отработать 264 часа, а не 528 как в производственном календаре.

Пропишите порядок, по которому вводите суммированный учёт рабочего времени, в Правилах внутреннего трудового распорядка, ч. 4 ст. 104 ТК. В них укажите, каким сотрудникам будете считать норму часов за учётный период, а не за неделю, и определитесь с данным периодом.

Составьте график так, чтобы сотрудник мог отдыхать каждую неделю

Суммированный учёт рабочего времени вводят для сотрудников, чей рабочий день или неделя отличаются от нормы из-за специфики работы. При стандартной пятидневке норма работы в неделю – 40 часов, а в день – 8 часов, ст. 91 ТК, п. 1 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 13.08.2009 №588н. Если ваши сотрудники работают в течение одной недели больше, а другой – норму не вырабатывают, вводите суммированный учёт.

Почему нельзя утвердить график с недоработками, чтобы не оплачивать сверхурочные

Минимум 80% работодателей перешли на режим экономии и тратиться на сверхурочные не хотят. Кадровики получают запросы распределить время в графиках до конца учётного периода так, чтобы по итогу сотрудники отработали норму.

Несмотря на то, что схема, когда в одном месяце сотрудник трудился больше нормы, а в другом вы ставили ему меньше часов, формально рабочая, могут быть конфликты с персоналом (апелляционное определение Пермского краевого суда от 28.04.2014 по делу №33-3472). Зарплату бухгалтер выплачивает на основании табеля, и если сотрудник рассчитывает, что отработает 160 часов в месяц и получит 100 000 руб., а вы составите график так, что он отработает всего 80 часов и ему заплатят 50 000 руб., скорее всего, он пойдёт в суд.

Специалисты из ГИТ Нижегородской области считают, что работодатель может ставить в графике и табеле минимальное количество часов и выплачивать полный оклад за месяц, но так делать рискованно. С одной стороны, вы, конечно, улучшите условия труда сотрудника, а с другой – сотрудники могут обвинить вас в дискриминации.

Более того, судьи считают, что, если работодатель изначально составил график с учётом недоработок, он виноват в том, что сотрудник не отрабатывает свои часы. Это значит, работодателю придётся компенсировать время недоработок сотруднику за свой счёт, ст.155 ТК, апелляционные определения Пермского краевого суда от 19.05.2014 по делу №33-4248-2014, от 04.08.2014 по делу №33-6677-2014.

Вы можете заставить сотрудника отработать день, который он прогулял, если скорректируете график. Другой вариант – уменьшить сотруднику зарплату. Если сотрудник отсутствовал по уважительной причине, например, болел или был в отпуске, график не меняйте. Отрабатывать часы, которые он пропустил по уважительной причине, сотрудник не должен, письмо Минздравсоцразвития от 13.11.2011 № 22-2/377333-782.

Когда будете составлять график, следите, чтобы каждую неделю сотрудник отдыхал между сменами как минимум 42 часа, ст.110 ТК. Их отсчитывают от конца последнего рабочего дня до начала следующего. Например, при стандартной шестидневке сотрудник, который работает с 9.00 в понедельник, должен закончить работу в субботу не позже 15.00. Если он закончит работать в субботу в 18.00, то сможет приступить к работе в понедельник не раньше 12.00.

Раньше при сменной работе сотрудник должен был отдыхать между рабочими днями вдвое дольше, чем отработал в смену. Однако с 1 января 2021 года эти требования отменили, постановление Правительства от 8.10.2020 №1631. Также помните, что при сменной работе нельзя ставить сотрудника на работу две смены подряд, ст. 103 ТК РФ.

Оплата праздничных или выходных дней при суммированном учёте

Если работник привлекался к работе в свой выходной или в нерабочий праздничный день сверх месячной установленной ему нормы или сверх нормы в соответствии с учётным периодом, такая работа будет подлежать оплате согласно ст. 153 ТК РФ. Также работник может взять другой день отдыха.

Если внутри учётного периода работодатель уже оплатил нерабочие праздничные дни, то по окончании учётного периода ему не нужно оплачивать их как сверхурочную работу. В Решении Верховного Суда РФ от 30.11.2005 N ГКПИ05-1341 даётся разъяснение по этому случаю: «Поскольку правовая природа сверхурочной работы и работы в выходные и нерабочие праздничные дни едина, оплата в повышенном размере одновременно как на основании ст. 152 ТК РФ, так и ст. 153 ТК РФ будет являться необоснованной и чрезмерной».