Когда сотрудник умирает или пропадает без вести, работодатель должен оформить документы, включая трудовую книжку, и решить, кому из родственников выдать зарплату и другие выплаты, которые причитаются умершему.

Какой документ нужен для прекращения договора?

Работодатель не может признать пропавшего сотрудника безвестно отсутствующим и прекратить с ним договор по этому основанию, тем более уволить его за прогул.
Только суд может признать гражданина пропавшим без вести или погибшим при несчастном случае и определить предполагаемую дату смерти. Прекратить трудовой договор по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ можно только на основании судебного постановления (письмо Роструда от 05.09.2006 № 1552-6).
Родственник пропавшего сотрудника может обратиться в суд с заявлением о признании его безвестно отсутствующим (ст. 42 ГК РФ). Для этого необходимо:
1. Подать в полицию заявление о проведении розыска и получить отрывной талон-уведомление, который подтвердит обращение (ст. 12 закона «О полиции», приказ МВД от 29.08.2014 № 736).
2. Получить справку из полиции, что розыскные мероприятия не дали положительного результата. В ходе розыска сотрудника могут обнаружить в больнице, под стражей – это уважительные причины отсутствия на работе.
3. Подать заявление о признании гражданина безвестно отсутствующим.

После получения постановления суда оформите прекращение трудового договора. Днём прекращения трудового договора в данном случае будет дата вступления в силу решения суда (ст. 210 ГПК РФ, письмо Роструда от 05.09.2006 № 1552-6).

Как работника признают безвестно отсутствующим?

Трудовой договор прекращают на основании свидетельства о смерти. Документ содержит: ФИО, дату и место рождения, дату и место смерти, дату выдачи свидетельства о смерти и другие данные.
Медицинское свидетельство и справка о смерти для оформления кадровых документов не подойдут.
Кадровику необходимо связаться с родственниками работника и попросить у них свидетельство о смерти (ст. 64 закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ). Если сотрудника признали умершим по суду, то копию решения суда. Только на основании этих документов можно оформить приказ о прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ).

В случае, если у работника нет родственников, и он не выходит на связь, компания вправе через ЗАГС запросить свидетельство о смерти работника (ст. 5 закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ).

Как быть с трудовой книжкой сотрудника?

Кто и какие выплаты получит вместо умершего работника?

Сначала в трудовую книжку нужно внести запись о дате и причине прекращения трудового договора.

Пример: «Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Трудовой договор прекращён в связи с признанием работника безвестно отсутствующим, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

Заполните форму СЗВ-ТД и направьте отчёт в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Штрафа за просрочку не будет, поскольку день прекращения трудовых отношений обоснованно не совпадает с датой издания приказа.

Вместо пособия родственник умершего может получить в ритуальной службе услуги по погребению. Компания возместит только стоимость услуг ритуальной службе (п. 5 ст. 9 закона от 12.01.1996 № 8-ФЗ).

Для этого в ЗАГС представляют:

- копию трудового договора с умершим работником (п. 5 перечня, утв. приказом Минюста от 19.08.2016 № 194);
- доверенность для представителя работодателя на получение свидетельства;
- запрос о выдаче повторного свидетельства о смерти.

В запросе укажите причину обращения в ЗАГС: невозможность получить свидетельство о смерти от родственников. Укажите, что свидетельство необходимо, чтобы прекратить с работником трудовые отношения.
После того как получите свидетельство о смерти, составьте акт. Это позволит вам зафиксировать эту дату на случай, если объявятся родственники и принесут документ. Это будет и дата составления приказа о прекращении трудового договора на основании пункта 6 части 1 статьи 83 ТК РФ. Датой прекращения трудового договора будет дата смерти, указанная в свидетельстве.

При этом приказ будет издан позже даты прекращения трудового договора. В приказе нужно поставить отметку, что работника невозможно с ним ознакомить. Это формальное требование, из которого нет исключений даже в таких обстоятельствах.

Безвестно отсутствующим признают, если в течение года по месту жительства работника нет данных о том, где он находится.
Объявляют умершим, если сведений нет в течение пяти лет (ст. 42, 45 ГК РФ).
Датой прекращения трудового договора в таких обстоятельствах может быть выходной или нерабочий праздничный день.

Документы умершего работника выдайте его родственнику, который предоставит подтверждающие документы:
- свидетельство о смерти работника или копию решения суда, если его признали умершим или безвестно отсутствующим;
- справку о смерти работника;
- документ, подтверждающий родство с сотрудником, например, свидетельство о рождении – для детей, свидетельство о заключении брака – для супругов;
- паспорт родственника, который пришел в компанию за документами;
- заявление о получении трудовой книжки в произвольной форме.
Только после предоставления указанных документов вы можете выдать родственнику трудовую книжку под подпись или отправить её по почте (п. 38 порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320-н).
Если работник отказывался от бумажной трудовой, то выдайте родственнику справку СТД-Р.
Если работник пропал без вести, трудовую книжку выдают родственникам по таким же правилам. Документ может понадобиться родственникам для оформления пенсии по потере кормильца.

Если за трудовой книжкой никто не придёт, храните её в обычном порядке до востребования (п. 43 порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320-н).

Обратиться за выплатами, которые причитаются умершему сотруднику, могут близкие родственники или его иждивенец (ст. 141 ТК РФ). Выплатите деньги тому члену семьи, который обратился в компанию первым и предоставил документы в течение четырёх месяцев после смерти работника (ст. 1113, п. 2 ст. 1183 ГК РФ).
Выдайте зарплату родственнику умершего, даже если они не проживали вместе. За отказ должностное лицо могут привлечь к административной ответственности (постановление Девятого КСОЮ от 17.09.21 по делу № 16-25856/2021).
Если родственники не могут договориться, кто должен получить деньги, они будут решать этот вопрос в суде.
Когда получите заявление и документы, бухгалтер в течение недели должен рассчитать все выплаты, которые положены сотруднику: заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск, премии, доплаты.
В расчёт компенсации за неиспользованный отпуск включайте и время болезни – по день смерти работника, так как период нетрудоспособности входит в отпускной стаж (ч. 1 ст. 121 ТК РФ).
Если умерший работник использовал отпуск авансом, то компенсации не будет, но и удержать деньги из причитающихся выплат нельзя. Выплаты, которые сотруднику начислили после смерти, не облагают НДФЛ и взносами (подп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ, письмо Минфина от 24.04.2017 № 03-15-06/24374).
Выдайте родственнику сотрудника наличные или переведите деньги на карту по реквизитам, которые он укажет в заявлении.
Если бухгалтер перечислил деньги на банковскую карту работника до того, как стало известно о его смерти, платить повторно обратившемуся члену семьи не нужно. Если за деньгами никто не обратился, то невостребованные суммы в порядке наследования перейдут в собственность Российской Федерации (ст. 1151 КГ РФ).

Кому выплачивать пособие на погребение?

Пособие на погребение работодатель выплачивает родственнику или человеку, который взял на себя обязанность похоронить умершего. Пособие выплачивают, если этот человек несёт расходы на погребение (пп. 4, 5, 8 временного порядка, утвержденного постановлением ФСС от 22.02.1996 № 16, п. 1 ст. 10 закона от 12.01.1996 № 8-ФЗ)

Чтобы получить пособие на погребение, нужно предоставить:
- оригинал справки из ЗАГС о смерти;
- письменное заявление в произвольной форме о назначении пособия;
- документ, удостоверяющий личность.

Работодатель издаёт приказ о выплате пособия и выплачивает его в тот же день без удержания НДФЛ и взносов. С 1 февраля 2022 года его сумма составляет 6964,68 руб.
Возместить пособие на погребение можно через ФСС (приложение № 9, утв. приказом ФСС от 04.02.2021 № 26). ФСС примет решение в течение 10 рабочих дней после получения документов и перечислит деньги не позднее двух рабочих дней (пп. 13, 16 положения от 30.12.2020 № 2375).