До 19 декабря включительно в компании должен быть готов график отпусков. Исключение предусмотрено только для микропредприятий, которые заключают с сотрудниками трудовые договора по типовой форме. Остальным начинать подготовку нужно уже сейчас. Определитесь, каких работников вы будете включать в график. В этом году появилась новая особая категория сотрудников – мобилизованные.

Льготники. Учтите в первую очередь пожелания льготников. Распространённая ошибка считать, что поскольку работники-льготники могут использовать отпуск в любое удобное для них время, то и оснований включать их в график отпусков нет. Это не так, в график нужно включить всех, кто проработал в компании минимум шесть месяцев, а выбрать даты для отдыха работник и должен как раз при составлении документа, так как график обязателен как для компании, так и для работников. Исключение возможно только для тех, кто стал льготником уже в течение года, например, у работника родился третий ребёнок.

При этом работодатель не может отказать льготнику в переносе отпуска, даже если он прописан в графике – для этого достаточно подать заявление. Такой вывод сделали в Минтруде (письмо от 08.12.2020 №14-2/ООГ-17786). Чиновники советуют установить разумный срок для подачи льготниками заявлений о переносе отпуска (письмо от 27.02.2020 №14-2/ООГ-1439), иначе есть риск для компании опоздать с его оплатой.

Позиция спорная. Сроки для отпуска прописывают в графике, и они обязательны для всех. Изменить их можно только по договорённости между обеими сторонами. Есть одно исключение из этого правила – если сотрудник стал льготником уже в течение года, например, у него родился третий ребёнок, а первым двум нет ещё 18 лет или жена собралась в декретный отпуск. Если же принять точку зрения Минтруда, возникает два вопроса:
1. За сколько конкретно дней сотрудник должен сообщить о том, что передумал? Разумный срок – это сколько?
2. А сколько раз льготник может передумать?

Совет – договоритесь с льготником, что он может передумать, но только один раз и пусть сообщит вам об этом не позднее, чем за две недели до начала отпуска (онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос №170339 от 09.10.2022).

Мобилизованные, декретницы, совместители: для них особые правила

В график отпусков включают всех работников, с которыми у компании заключён трудовой договор. Это в том числе те, кто работает дистанционно (письма Минтруда от 09.04.2020 №14-2/В-395, от 27.03.2020 №14-2/В-321, Роструда от 14.05.2021 №ПГ/12255-6-1, от 09.03.2021 №ПГ/03709-6-1). Но есть три особые категории работников.

Мобилизованные. С этими сотрудниками трудовой договор не расторгается, а приостанавливается (ст.351.7 ТК РФ). Это особая ситуация, которая в ТК не прописана. В Роструде считают, что таких работников в график отпусков включать не нужно (онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос №170911 от 21.10.2022). Однако они остаются в штате и продолжают накапливать отпускной стаж, поэтому вы можете всё же включить их в график отпусков (ч.7 ст. 351.7 ТК РФ).
На какой месяц планировать отпуск мобилизованного, решайте сами. В любом случае в течение шести месяцев после возобновления трудового договора сотрудник вправе взять отпуск в удобное для него время (ч.9 ст.351.7 ТК РФ). Мобилизованных добавили в список льготных категорий работников, которые имеют право выбирать удобное для себя время отпуска. Поправки внесены в Трудовой кодекс Федеральным законом от 07.10.2022 № 376-ФЗ. При этом стаж работы у текущего работодателя роли не играет.
Если решите указывать в графике даты, отпуск планируйте сразу на 28 дней подряд, на части не делите. Исключение – если сможете получить от работника письменное согласие разбить отдых (ч.1 ст. 125 ТК РФ). Вписывать в график только фамилию сотрудника и количество дней отпуска, не указывая период, нежелательно. График без дат – это нарушение (письмо Роструда от 24.12.2020 №ПГ/59141-6-1).

В графе «примечание» укажите, что сотрудник мобилизован и трудовой договор с ним приостановлен. В случае проверки для инспектора это будет обоснованием, почему у сотрудника был запланирован отпуск, а работодатель его не предоставил. При этом ознакомиться с графиком мобилизованный, скорее всего, не сможет, поэтому графу с подписью можно оставить пустой.

Декретницы. За работницами в декрете сохраняется рабочее место, трудовой договор с ними продолжает действовать, он не приостанавливается. Проблема в том, как получить от них пожелания по отпуску, если они и так уже в отпуске, только декретном. При этом выйти из декретного отпуска сотрудница может в любой момент. Посмотрите, кто из сотрудниц точно выходит из декрета в 2023 году, потому что ребёнку исполняется три года или от них уже есть заявление о выходе на работу. Если такие есть, вы можете включить их в график. Если нет, решите, вписывать ли их в график (письма Минтруда от 10.12.2020 №14-2/ООГ-17895, от 10.12.2020 №14-2/ООГ – 17893, от 09.12.2020 №14-2/ООГ – 18854). Но в любом случае работницы смогут взять отпуск в одностороннем порядке сразу после декрета.

Внешние совместители. Таких работников нужно включить в график. Но следует попросить сотрудника предоставить справку с основного места работы или выписку из графика отпусков, где будут указаны даты его отпуска. Ведь отпуск совместителю полагается одновременно по всем местам работы (ч.1 ст.286 ТК РФ). И тут есть риск опоздать с утверждением графика, если основной работодатель поздно представит данные. Кроме того, даже если сведения об отпуске совместителя включить в график, а работник перенесёт свой отпуск по основному месту работы, график придётся корректировать.

Новички: как поступить с новыми сотрудниками

Если в компании есть новые сотрудники, включайте их в график только в том случае, если приняли на работу в первой половине года. Ведь право на отпуск работники получают только по истечении шести месяцев работы (ч.2 ст.122 ТК РФ). На отпуск раньше этого срока могут рассчитывать, например, работники младше 18 лет или женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него. Если сотрудник устроился к вам в июле или позже, вы также можете сразу включить его в график. Или позднее оформить приложение к графику.

По какой форме составить график

Для графика отпусков предусмотрена специальная форма №Т-7, которая утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1. Однако использовать такой бланк необязательно, можно разработать свой (письмо Роструда от 14.02.2013 №ПГ/1487-6-1). Отпуск указывайте полный – 28 календарных дней или больше. В Трудовом кодексе нет положений, которые обязывали бы включать в график только те дни отпуска, которые сотрудник заработал.

Ознакомьте сотрудников с графиком отпусков. Собрать подписи можно на отдельном ознакомительном листе. Но проще добавить в форму графика отдельный столбец, чтобы каждый сотрудник напротив соей фамилии указал дату и поставил подпись.

В какой срок утвердить график отпусков

Конкретный срок для графика не установлен. Составить его нужно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года, то есть до 17 декабря включительно (ч.1 ст. 123 ТК РФ). В 2022 году этот день выпадает на субботу. Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днём окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (ч.4 ст. 14 ТК) Поэтому в 2022 году крайний срок приходится на 19 декабря (письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399). Если не утвердите график в срок, трудинспекторы оштрафуют компанию на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, а директора – от 1 000 до 5 000 рублей.