Электронные трудовые книжки начали вести ещё в 2021 году, но до сих пор остались неясные моменты, которые хотелось бы уточнить.

Кому выдавать СТД-Р?
Работник увольняется и требует выдать ему форму СТД-Р.
Мы обязаны выдать документ, если сотрудник не отказывался от бумажной трудовой книжки?
Нет, не обязаны. Вы должны выдать СТД-Р только работникам, которые отказались от бумажной трудовой книжки (ст.66.1 ТК). Передать работнику документ необходимо в день, когда он расторгает трудовой договор. Работающим сотрудникам выдайте СТД-Р в течение трех рабочих дней после запроса.

Если работник не отказывался от бумажной трудовой, вы вправе выдать форму СТД-Р по его запросу, но не обязаны это делать.

Как узнать о бумажной трудовой книжке работника?
Новый сотрудник не знает, подавал ли заявление об отказе от бумажной трудовой книжки у прежнего работодателя. Как прояснить ситуацию?

Посмотрите последнюю запись в бумажной трудовой книжке работника. Если работник подавал заявление об отказе от бумажной книжки, предыдущий работодатель должен был внести финальную запись об этом заявлении. Тогда вы не обязаны вносить запись в бумажную трудовую. Вы только подаете в ПФР отчёты СЗВ-ТД при кадровых изменениях, чтобы формировались записи в электронной трудовой книжке работника.

Если в бумажной книжке последней стоит запись о расторгнутом трудовом договоре, вероятнее всего, работник не отказывался от бумажной трудовой. Тогда вы обязаны продолжать вести бумажную трудовую книжку. Вносите в документ записи о приёме и прочих кадровых событиях, а также подавайте в ПФР отчёт СЗВ-ТД на работника. Но для подстраховки лучше попросить работника получить форму СТД-ПФР в Пенсионном фонде, МФЦ или через портал госуслуг. Работодателям эта форма не выдаётся. Из формы СТД-ПФР будет ясно, подавал сотрудник заявление на отказ от бумажной трудовой или нет.

Оформлять ли дубликат бумажной трудовой книжки?
Новый сотрудник не принес бумажную трудовую книжку. Уверяет, что от бумажного документа не отказывался на прежней работе, а просто потерял книжку. Просит оформить дубликат. Нужно ли удовлетворить просьбу работника?

Да, вы должны оформить дубликат трудовой книжки по просьбе работника, если этого не сделал предыдущий работодатель.
Поясним:
По общим правилам дубликат трудовой книжки должен оформить работодатель, который внёс в документ последнюю запись (п.27 Порядка ведения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Но если предыдущий работодатель ликвидировался, переехал или невозможно оформить дубликат по другим причинам, новую трудовую книжку должна завести ваша организация (письмо Роструда от 31.03.2021 № ПГ/06237-6-1).

Работник должен написать заявление с просьбой выдать дубликат трудовой книжки из-за её утери. Внесите в дубликат личные данные сотрудника, а также сведения о трудовом стаже, на основании документов, которые работник предоставит. В дубликате укажите общий стаж сотрудника в годах, месяцах и днях, а также подтверждённые сведения о стаже на каждом рабочем месте (п.29 Порядка ведения трудовых книжек). Сведения о прошлом стаже сотрудник может подтвердить трудовыми договорами или копиями приказов от прежних работодателей, а также формами СТД-Р или СТД-ПФР.

Что делать, если в бумажной книжке нет места?
Работник увольняется, от бумажной трудовой книжки не отказывался. Нужно внести запись в книжку, но кончилось свободное место.
Как быть?

Если в трудовой книжке закончились страницы для записи, оформите вкладыш. На титульном листе поставьте штамп «Выдан вкладыш серия __ №__» или внесите запись вручную (п.32 и 33 Порядка ведения трудовых книжек). Далее вшейте вкладыш и внесите запись о расторжении трудового договора в обычном порядке.

Как быть с электронной трудовой книжкой при смене фамилии?
Сотрудница ранее отказалась от бумажной трудовой книжки. Сейчас она вышла замуж и поменяла фамилию. Как внести новую фамилию в электронную трудовую книжку?

Вы не должны исправлять фамилии в электронной книжке, это сделают специалисты ПФР. Сотрудница должна получить СНИЛС на новую фамилию. Если она этого не сделала, поменяйте СНИЛС сами, отправьте в ПФР форму АДВ-2 с описью АДВ-6-1. СЗВ-ТД из-за смены фамилии подавать не нужно.

Новое страховое свидетельство после 1 апреля 2019 года ПФР не выдаёт. При необходимости по вашему заявлению орган ПФР оформит уведомление о регистрации (ч.1 ст. 14 и ч.2 ст. 16 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ). Страховой номер при смене фамилии не меняется.

Кстати, если фамилию меняет сотрудница с бумажной трудовой книжкой, дополнительно придётся вносить правки в бумажный документ. Зачеркните прежнюю фамилию на титульном листе и напишите новую. На внутренней стороне обложки укажите реквизиты документа о смене фамилии.

Как определить стаж, если одной СТД-Р недостаточно?
Работник отказался от бумажной трудовой книжки у прошлого работодателя. При приёме предъявил форму СТД-Р, но в ней только сведения о стаже работы за последний год. При этом работник утверждает, что стаж больше. Как подтвердить стаж?

Попросите работника принести бумажную трудовую книжку, даже если он отказался от её ведения. На основании записей из бумажной трудовой рассчитайте общий стаж. Эта информация может пригодиться для больничных пособий. Для расчёта стажа также можно использовать справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы (письмо Минтруда от 30.09.2021 №14-6/ООГ-9289 и письмо ФСС от 28.09.2021 №02-08-01/13-03-16608л).

Если нет бумажной трудовой книжки и прочих подтверждающих документов, попросите работника заказать форму СТД-ПФР в Пенсионном фонде, МФЦ или через портал госуслуг. В СТД-ПФР должен быть указан весь стаж работы сотрудника.

Как быть с трудовой книжкой украинского образца?
При приёме на работу граждан Украины они предоставляют трудовые книжки образца своего государства, заполненные на их национальном языке. Нужно принять работника и продолжить вести предоставленную им трудовую книжку или завести новую трудовую книжку российского образца?

На территории Российской Федерации ведутся трудовые книжки установленного образца (ст.66 Трудового кодекса). В настоящее время у нас есть две формы трудовых книжек, обладающие одинаковой силой: образца 1974 г. и 2004 г.

Трудовые книжки украинского образца, введённые в действие в любом периоде после выхода Украины из СССР, не соответствуют форме, признаваемой на территории Российской Федерации. В этом случае на работника нужно завести новую трудовую книжку российского образца. Но с 1 января 2021 года, если работник впервые принимается на работу в Российской Федерации, ему заводится электронная трудовая книжка – об этом Роструд напомнил на сайте Онлайнинспекция.рф

Значит, приходим к выводу, что гражданину Украины, который впервые трудоустраивается в России, работодатель должен формировать сведения о его трудовой деятельности в электронном виде.