Блокнот руководителя

Электронные трудовые книжки всё ближе!

Мы уже писали о важном законопроекте, называемом в СМИ «законом об электронных трудовых книжках». Тогда он был принят Государственной думой в первом чтении. За прошедшее время в законопроект было внесено много поправок, и он сильно изменился. 21 ноября этот законопроект был принят Госдумой во втором чтении. Рассмотрим новую редакцию законопроекта.

Закон будет называться «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

В Трудовой кодекс добавлена новая статья 66.1 — «Сведения о трудовой деятельности», она возлагает на работодателей целый ряд обязанностей.

Работодатель обязан формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника и представлять её для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

В сведения о трудовой деятельности включается информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная ТК РФ и другими законами РФ информация.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен её. Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (если она ведётся) и для осуществления других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами РФ.
Работник будет иметь право получить сведения о своей трудовой деятельности одним из следующих способов:

  • у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя):
  • на бумажном носителе,
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
  • в МФЦ (многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг) — на бумажном носителе;
  • в отделении ПФ РФ:
  • на бумажном носителе,
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
  • с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг — в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у работодателя способом, указанным в заявлении работника: на бумажном носителе или в виде электронного документа. Эта обязанность возлагается на работодателя только в случае, когда на работника не ведётся трудовая книжка.

Для получения сведений о трудовой деятельности работник должен подать заявление в письменном виде или в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты работодателя. Работодатель должен выдать эти сведения работающему сотруднику в течение трёх рабочих дней со дня обращения. Увольняющемуся работнику такие сведения должны выдаваться в день увольнения.

Если работник обнаружит, что в информационных ресурсах ПФ РФ содержится неверная или неполная информация в сведениях о его трудовой деятельности, то он может подать письменное заявление работодателю, и тот должен внести исправления в эти сведения.
Ответственность работодателя за невыдачу или неправильное заполнение сведений о трудовой деятельности устанавливается такая же, как за невыдачу или неправильное заполнение трудовой книжки. По существу, сведения о трудовой деятельности становятся аналогом трудовой книжки.

Законопроект предусматривает переходный период от трудовых книжек к сведениям о трудовой деятельности — 2020 год. В течение этого года все работодатели будут обязаны провести мероприятия по реализации новых норм Трудового кодекса РФ, в частности:

  • провести подготовку, принятие или изменение локальных нормативных актов;
  • внести изменения в соглашения и коллективные договоры;
  • техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФ РФ;
  • уведомить до 30 июня 2020 года каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Каждый работник до 31 декабря 2020 года должен подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

Если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку.

Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности, работодатель выдаёт трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником такого заявления.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Лица, не имевшие возможности в течение 2020 года подать работодателю письменное заявление одного из указанных видов, вправе подать такое заявление в любое время, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:

  • работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали письменное заявление о ведении или неведении трудовой книжки (болели, были в отпуске, в том числе по уходу за ребёнком и т. п.);
  • лица, имеющие стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31 декабря 2020 года нигде не работающие по трудовому договору и до указанной даты, не подавшие письменного заявления о ведении или неведении трудовой книжки.
Трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, не оформляются.

В пакете с этим законопроектом был принят также в первом чтении законопроект «О внесении изменений в Федеральный закон от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования».

После принятия этого закона индивидуальный (персонифицированный) учёт будет включать сведения о трудовой деятельности каждого зарегистрированного лица. Как говорится в законопроекте, это делается, в том числе, для обеспечения возможности использования данных сведений при его трудоустройстве.

Индивидуальный лицевой счёт застрахованного лица будет дополнен новым разделом «Сведения о трудовой деятельности», который будет содержать информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже зарегистрированного лица, включающую сведения о его приёме на работу, переводе на другую работу и об увольнении.

В этом разделе о каждом работнике будут указываться следующие данные:

  • место работы: наименование и реквизиты страхователя, сведения о его переименованиях, включая основания и реквизиты документов о переименованиях;
  • сведения о приёме на работу с указанием подразделения;
  • трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
  • сведения о переводах на другую работу;
  • сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
  • реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления приёма, переводов и увольнения;
  • информация о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности.

Страхователь будет обязан представлять о каждом работающем у него по трудовому договору застрахованном лице перечисленные выше сведения о трудовой деятельности.

Начиная с января 2020 года, такие сведения надо будет представлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным периодом, первый срок такого отчёта 15 февраля 2020 года. Эти сведения нужно будет передавать в тех случаях, когда с работником произошло какое-то событие, сведения о котором должны быть переданы в ПФ РФ: приём на работу, увольнение, перевод, подача заявления о ведении (неведении) трудовой книжки. Если таких событий с работником не было, сведения о нём передавать не надо. Если не было таких событий во всём предприятии, такие сведения (пустые) не передаются.

При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя, то есть в ПФ РФ фиксируется состояние работника на дату вступления в силу закона.

При отсутствии у зарегистрированного лица случаев, при которых необходимо передавать сведения, сведения о трудовой деятельности по состоянию
на 1 января 2020 года у данного страхователя, сведения на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года.

Начиная с 1 января 2021 года сведения о приёме и увольнении работника нужно будет предоставлять не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа (распоряжения) или иного документа, являющегося основанием для оформления трудовых отношений, а сведения о переводах на другую работу или о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности - так же, как и в 2020 году, ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие, о котором надо передавать сведения.

Сведения о трудовой деятельности должны предоставляться в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Формирование электронного документа должно осуществляться с использованием программ, применяемых страхователем для автоматизации своей деятельности, или без применения программ, с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе Пенсионным фондом РФ.

Страхователи, у которых менее 25 застрахованных лиц, могут представлять сведения о трудовой деятельности на бумажных носителях, но вряд ли это будет востребовано.

Сведения о трудовой деятельности, составляющие в соответствии с законодательством РФ государственную, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, и документы, содержащие такие сведения, представлению в органы ПФ РФ не подлежат.

Законопроекты, о которых говорилось, приняты Государственной Думой во втором чтении 21 ноября 2019 года. Нет сомнения, что эти законопроекты будут приняты в окончательном чтении, одобрены Советом Федерации РФ и подписаны Президентом РФ.

Значит, законы вступят в силу с 1 января 2020 года и нам надо готовиться к их вступлению и началу действия. Работы предстоит очень много, и не только по изучению новых форм отчётности (как раз это самое лёгкое, так как будет делаться в программах), а по аккуратности и правильности составления кадровых документов, своевременной передаче сведений в информационную систему ПФ и, самое главное, по отмене трудовых книжек. А ещё потребуется психологическая работа с сотрудниками по разъяснению им новых норм законодательства, по убеждению их отказаться от трудовых книжек. Это можно будет делать уже с начала 2020 года, чтобы избавиться от ведения двойной кадровой работы.

18 декабря на Едином семинаре 1С (в Калуге он проводится в концертном зале «Орион», ул. Салтыкова-Щедрина, 141) будет подробно рассмотрен вопрос о переходе от трудовых книжек к сведениям о трудовой деятельности.

Регистрируйтесь и приходите на семинар. Подписывайтесь на наш блог! Автор готов также ответить на все вопросы по этой теме.
Тупицын Борис Михайлович
Директор фирмы КАМИН
Контакты
г. Калуга
пер. Теренинский, д. 6а
(4842) 27-97-22
market@kaminsoft.ru
Подписаться на рассылку