Книжная полка руководителя. Управление проектами или процессами

Проект или процесс. Такие знакомые руководителям понятия. На вопрос, есть ли в вашей компании проекты, большинство руководителей отвечает «Нет». Какие могут быть проекты в торговых или производственных компаниях? А в компаниях, оказывающих регулярные услуги? Вы уверены, что в таких компаниях есть только процессы, а проектов нет. Руководители проектных и IT- компаний считают, что у них есть только проекты, а процессам места нет. Так ли это на самом деле? Попробуем в этом разобраться.

Процесс – это повторяющаяся деятельность. Например, процесс закупки товара кондитерского магазина описан в моей статье «Вы уверены, что инструкции вам не нужны?». Напомню признаки процесса.

Повторение процесса происходит непрерывно. В кондитерском магазине каждый покупатель – это новый процесс. Если два продавца в магазине, то два процесса идут параллельно. При перевозке грузов новый процесс запускается с каждым новым клиентом. Процессов может быть запущено несколько одновременно, а может только один. Количество процессов зависит от наличия ресурсов, например, от количества машин. Результат, полученный после выполнения процесса, предсказуем. Покупатель уходит с конфетами или груз доставлен по назначению и в срок. Затраты процесса легко посчитать, достаточно знать затраты выпуска одной единицы продукции. Конечно, стоимость продукции меняется со временем, растут тарифы, стоимость компонентов, но все эти изменения можно предусмотреть. Время необходимое на производство продукции мы знаем. Всё просто и понятно.

Так кому нужны знания управления проектами, а кому достаточно отлаженных процессов? Эти знания нужны всем руководителям, но на разных этапах.

Вернёмся к нашему магазину кондитерских изделий. «У нас есть отлаженные процессы, а проектов нет»,— скажете вы. Да, проектов нет, пока владелец магазина не начинает развивать свой бизнес, пока не решает изменить ассортимент или открыть ещё один магазин. Создание любого нового продукта, новой услуги, это всегда проект. Проект всегда направлен на получение конкретного результата, новой продукции, новой услуги. Создание нового продукта может завершиться поражением или триумфом.

Изменение ассортимента, открытие магазина — это проекты, которые надо выполнить за определённое время или к какой-то дате. По завершению этих проектов мы хотим получить конкретный результат. Старый магазин с расширенным ассортиментом или вновь открытый магазин. Проекты мы всегда делаем впервые. Чтобы изменить ассортимент в магазине, надо выделить место в торговом зале или взять в аренду дополнительную площадь, найти новых поставщиков, найти новых сотрудников, обучить их, заключить договоры, осуществить перестановку товара в торговом зале, внести изменения в отлаженный процесс продаж. И для разных товаров проекты будут отличаться. Любое изменение процесса — это проект. Открытие нового магазина — это ещё более сложный проект, который состоит из нескольких этапов, ограниченных во времени.

Если вы запланировали изменения в своём бизнесе, то самое время познакомится с проектными технологиями. Их много, у них много общего, но есть и отличия. Кто-то выделяет 15 основных методик, кто-то меньше. Я выделяю 7:

• Бережливое производство Lean
• Процессно-ориентированный метод PBPM
• Метод 6 сигм (Six Sigma)
• Проект в контролируемой среде PRINCE2 (Projects in Controlled Environments).
• Гибкая технология управления Agile
• Работа с задачами Kanban
• Гибкий фреймворк Scrum

Технологию бережливого производства я подробно рассматривала в серии статей под названием «Что такое бережливое производство?». Их вы найдёте на нашем портале «Блокнот руководителя». По другим технологиям написаны замечательные книги. Например, книга Стива Деннинга «Эпоха Agile». Или «Управление проектами», написанная Клиффордом Ф. Греем и Эриком У. Ларсоном.

Более подробно о самых популярных методиках управления проектами я расскажу в следующих статьях. Напишите в комментариях к этой статье какие методики вам наиболее интересны. О них я напишу в первую очередь.